Seria wizyt — rezerwacje cykliczne z panelu

Seria wizyt to sposób na umówienie klienta w stałym rytmie — „co wtorek o 16:00 przez 8 tygodni" — jednym zapisem zamiast ośmiu osobnych rezerwacji. Zakładasz ją z panelu, w formularzu ręcznej rezerwacji, a każdy termin z serii jest potem zwykłą rezerwacją z własnym przypomnieniem i własnym linkiem do odwołania. Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz klientów w cyklu: sesje, lekcje, spotkania kontrolne. Jak w ogóle dodać rezerwację z panelu, opisuje artykuł dodawanie rezerwacji z panelu; przegląd funkcji znajdziesz na stronie rezerwacje cykliczne.

Jak założyć serię

Otwórz ręczną rezerwację i wybierz usługę, konkretnego specjalistę oraz pierwszy termin. Przy „Dowolnej osobie" sekcja serii jest wyszarzona — seria wymaga jednej osoby, żeby klient trafiał za każdym razem do niej.
Pod wyborem terminu włącz przełącznik Powtarzaj wizytę. Domyślnie ustawia się *co tydzień × 8*.
Wybierz Rytm: *Co tydzień*, *Co 2 tygodnie* albo *Co miesiąc*. Pod polem widzisz podpowiedź w rodzaju „w każdy wtorek o 16:00" albo „co miesiąc, 5. dnia o 16:00".
Ustaw Koniec serii: Liczba wizyt (od 2 do 26) albo Do dnia — data końcowa, włącznie z tym dniem. Jeśli wyczyścisz datę, formularz wraca do liczby wizyt.
Wpisz dane klienta jak przy zwykłej rezerwacji i zapisz przyciskiem Utwórz serię (7 z 8) — liczby w nawiasie mówią, ile terminów faktycznie wejdzie do grafiku.

Pole Jak klient umówił wizytę? działa w serii tak samo jak przy pojedynczej rezerwacji i obejmuje wszystkie jej terminy — przy serii umówionej na odległość każda wizyta podlega prawu odstąpienia w ciągu 14 dni.

Seria jest dostępna w każdym planie. Mieści się w miesięcznym limicie rezerwacji tak samo jak pojedyncze rezerwacje — o tym niżej.

Podgląd przed zapisem

Zanim cokolwiek zostanie zapisane, formularz pokazuje listę wszystkich terminów serii i przy każdym mówi, czy wejdzie, czy zostanie pominięty. Seria nigdy nie nadpisuje konfliktu — pomija taki termin i podaje powód:

Pominięto — zajęty termin — specjalista ma już w tym czasie inną rezerwację.
Pominięto — blokada terminu — termin przypada na blokadę, także na wystąpienie blokady cyklicznej.
Pominięto — poza grafikiem — termin wypada poza godzinami pracy specjalisty.
Pominięto — poza horyzontem rezerwacji — termin leży dalej, niż pozwala Twój horyzont rezerwacji ustawiony dla wszystkich kanałów. Horyzont ustawiony tylko dla strony rezerwacji panelu nie ogranicza.

Gdy termin ma kilka problemów naraz, zobaczysz pierwszy z nich w tej właśnie kolejności. Podgląd odświeża się sam po każdej zmianie usługi, specjalisty, daty, godziny albo parametrów serii; dopóki się ładuje, przycisk zapisu jest zablokowany, więc nigdy nie zapiszesz serii na nieaktualnych liczbach.

Po zapisie zobaczysz podsumowanie Seria utworzona: „Umówiono 7 z 8 wizyt dla …", lista utworzonych terminów i — jeśli były — pominiętych z powodem. Stąd przejdziesz do pierwszej wizyty albo do kalendarza.

Co dostaje klient

Klient nie dostaje ośmiu osobnych potwierdzeń. Przy włączonym przełączniku Wyślij powiadomienie do klienta dostaje:

jeden e-mail z listą wszystkich terminów — przy każdym własny link „Odwołaj" — i załącznikiem seria_wizyt.ics, który dodaje wszystkie wizyty do jego kalendarza jednym kliknięciem;
jeden SMS, jeśli wysyłasz SMS-y i klient ma numer: „Rezeri: umówiono 8 wizyt (usługa), pierwsza 05.10 16:00. Przed każdą dostaniesz przypomnienie.";
przypomnienia przed każdą wizytą jak przy zwykłej rezerwacji.

Przy usłudze online e-mail serii nie zawiera linku do spotkania — link przyjdzie w przypomnieniu przed każdą wizytą i jest w pliku kalendarza. Powiadomienia serii przechodzą przez te same ustawienia co potwierdzenie pojedynczej wizyty: bez adresu e-mail albo z wyłączonymi potwierdzeniami mail nie wyjdzie, choć seria powstanie.

Każda wizyta z serii to zwykła rezerwacja

Terminy z serii łączy tylko wspólny identyfikator. Poza tym każdy z nich działa jak pojedyncza rezerwacja z panelu: jest od razu potwierdzony, ma własny wpis w Kalendarzu Google lub Outlooku, własny link do spotkania online, własne przypomnienia i własny link, pod którym klient zarządza wizytą.

W panelu wizyty z serii poznasz po:

ikonie powtarzania obok tytułu w kalendarzu (jest też w legendzie jako „Wizyta z serii"),
oznaczeniu Seria · wizyta 3 z 8 w szczegółach wizyty,
linku Pokaż pozostałe wizyty z serii pod tym oznaczeniem — otwiera listę wszystkich terminów serii ze stanem każdego: ta wizyta, anulowana, odbyta albo godzina.

Anulowanie: jedna wizyta, ta i kolejne, cała seria

Gdy anulujesz wizytę należącą do serii, w oknie anulowania pojawia się wybór Zakres:

Tylko ta wizyta — reszta serii bez zmian, powiadomienia jak przy pojedynczym odwołaniu.
Ta i wszystkie kolejne — ta wizyta i wszystkie późniejsze z serii.
Cała seria — wszystkie wizyty serii, które da się jeszcze odwołać.

Przy każdym zakresie widzisz liczbę objętych wizyt i listę ich dat; przycisk mówi wprost „Anuluj 5 wizyt". Odbyte, już odwołane i minione wizyty nie są ruszane. Przy zakresie innym niż „tylko ta" klient dostaje jeden zbiorczy e-mail (i jeden SMS, jeśli je wysyłasz) z listą odwołanych terminów — nie po jednym na wizytę. Zwroty za opłacone wizyty idą osobno dla każdej z nich, według Twoich zasad anulowania, tak jak przy pojedynczym odwołaniu.

Przesunięcie i edycja

Przesunięcie terminu dotyczy zawsze jednej wizyty — nie ma „przesuń tę i kolejne". Przesunięta wizyta zostaje w serii; jeśli trafi za następną, jej numer w serii się zmieni, bo numeracja liczy się po dacie. Edycja imienia czy notatek też nie wyjmuje wizyty z serii. Wyjątek: gdy w edycji wpiszesz innego klienta (inny e-mail, a przy wizycie bez e-maila — inny telefon), ta wizyta odłącza się od serii na stałe — nie obejmie jej już anulowanie „ta i kolejne" ani „cała seria". Jak edytować i przesuwać wizyty, opisuje artykuł edycja i anulowanie rezerwacji.

Ograniczenia, o których warto wiedzieć

Tylko z panelu. Na stronie rezerwacji i w widgecie klient umawia pojedynczy termin — serię zakłada Twój zespół.
Konkretny specjalista. Przy „Dowolnej osobie" serii nie założysz.
Trzy rytmy. Co tydzień, co 2 tygodnie, co miesiąc — bez „co 3 tygodnie", wybranych dni tygodnia ani rytmu dziennego.
Od 2 do 26 wizyt. Data końcowa, która dałaby więcej, obcina serię do 26 (formularz to pokaże); mniej niż 2 terminy to nie seria.
Co miesiąc od 29., 30. lub 31. Miesiące bez tego dnia są pomijane: przy liczbie wizyt seria rozciąga się na dalsze miesiące, przy dacie końcowej ma po prostu mniej terminów. Podgląd pokazuje faktyczne daty.
Limit rezerwacji planu liczy się w miesiącu utworzenia. Seria 26 wizyt rozłożona na pół roku zużywa 26 rezerwacji z limitu tego miesiąca, w którym ją zapisujesz. Jeśli seria się nie mieści, nie powstanie w ogóle — zobaczysz komunikat, ile rezerwacji jeszcze mieści plan: zmniejsz liczbę wizyt albo zmień plan.
Wzorzec nie jest zapisywany. Po utworzeniu serię opisuje wyłącznie lista jej terminów — nie ma „edycji całej serii" ani przedłużenia; kolejne wizyty umawiasz nową serią.

Częste pytania

Czy klient może sam umówić serię na stronie rezerwacji?

Nie. Seria powstaje wyłącznie z panelu. Klient na stronie rezerwacji albo w widgecie umawia jeden termin.

Dlaczego przycisk mówi „Utwórz serię (7 z 8)"?

Jeden z ośmiu terminów ma konflikt — zajęty termin, blokadę, jest poza grafikiem albo poza horyzontem — i zostanie pominięty. Lista nad przyciskiem mówi który i dlaczego. Jeśli chcesz go mieć, zwolnij termin albo zmień godzinę serii.

Czy mogę przesunąć całą serię o godzinę?

Nie. Przesunięcie działa na jednej wizycie. Żeby zmienić godzinę wszystkich, anuluj serię zakresem „Cała seria" i załóż nową.

Co się stanie z opłaconymi wizytami przy anulowaniu całej serii?

Każda wizyta dostaje zwrot osobno — dokładnie tak, jakbyś anulował ją pojedynczo, czyli w całości, bo anulujesz Ty. Klient dostaje jeden zbiorczy e-mail o odwołaniu.

Klient dodał plik ICS do kalendarza, a potem odwołałem część serii. Czy jego kalendarz się zaktualizuje?

Nie. Zbiorczy e-mail o odwołaniu nie aktualizuje wpisów w kalendarzu klienta — odwołane terminy usuwa u siebie ręcznie. Pojedyncze odwołanie wysyła aktualizację jak dotąd.

Dlaczego seria nie pozwala wybrać „Dowolnej osoby"?

Żeby klient na każdej wizycie trafiał do tej samej osoby. Seria sprawdza grafik i konflikty jednego, konkretnego specjalisty.