Jak akceptować i potwierdzać rezerwacje

Ten artykuł pokazuje, jak akceptować, potwierdzać i odrzucać rezerwacje w panelu Rezeri. Jest przeznaczony dla osób, które zarządzają kalendarzem i decydują o terminach wizyt swoich klientów lub pacjentów.

Zanim zaczniesz

Akceptować można tylko rezerwacje ze statusem Oczekuje. Po potwierdzeniu status zmienia się na Potwierdzona, a po odrzuceniu na Anulowana.

Zakres działania zależy od uprawnień. Z uprawnieniem manage_own_bookings zarządzasz własnymi rezerwacjami. Uprawnienie manage_all_bookings (poziom organizacji) pozwala zarządzać wszystkimi rezerwacjami w organizacji oraz wykonywać operacje masowe.

Krok 1 — Zaakceptuj pojedynczą rezerwację

Pojedynczą rezerwację potwierdzisz na dwa sposoby:

• Z listy: przejdź do Rezerwacje w panelu nawigacyjnym, znajdź pozycję ze statusem „Oczekuje" i kliknij zielony przycisk Akceptuj w jej wierszu. Status zmieni się natychmiast na „Potwierdzona".
• Z widoku szczegółów: kliknij wiersz rezerwacji, aby otworzyć szczegóły, a następnie kliknij Akceptuj w sekcji akcji.

Po akceptacji klient otrzymuje powiadomienie e-mail i SMS. E-mail zawiera nazwę usługi, datę, godzinę, lokalizację lub link do spotkania online oraz link do anulowania. SMS to krótka wiadomość z potwierdzeniem terminu i linkiem do szczegółów. SMS wysyłamy tylko, jeśli klient podał numer telefonu.

Krok 2 — Odrzuć rezerwację, gdy termin nie pasuje

Aby odrzucić rezerwację, kliknij czerwony przycisk Odrzuć przy pozycji ze statusem „Oczekuje". Otworzy się okno z polem Powód odrzucenia (opcjonalne, maksymalnie 500 znaków, z widocznym licznikiem). Wpisz powód, na przykład „Termin zajęty, proponuję inny", i potwierdź przyciskiem Odrzuć.

Powód odrzucenia zapisuje się w notatkach rezerwacji i trafia do klienta w e-mailu o odrzuceniu. Możesz odrzucić rezerwację także bez podawania powodu.

Odrzucenie jest nieodwracalne. Aby umówić wizytę ponownie, klient musi złożyć nową rezerwację.

Krok 3 — Obsłuż wiele rezerwacji naraz

Jeśli czeka kilka zgłoszeń, użyj operacji masowej:

• Na liście rezerwacji zaznacz checkboxy przy wybranych pozycjach. U góry pojawi się pasek akcji masowych z liczbą zaznaczonych rezerwacji.
• Przyciskiem Zaznacz wszystkie wybierzesz wszystkie rezerwacje na stronie. System sam ograniczy zaznaczenie — przetworzy tylko te ze statusem „Oczekuje".
• Kliknij Akceptuj wszystkie lub Odrzuć wszystkie. Przy odrzuceniu podasz jeden wspólny powód dla całej grupy.

W jednej operacji masowej obsłużysz maksymalnie 50 rezerwacji, a funkcja wymaga uprawnienia manage_all_bookings. Pozycje, których nie da się przetworzyć (na przykład już zaakceptowane), zostaną pominięte wraz z komunikatem.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zaakceptować rezerwację, która jest już potwierdzona? Nie. Akceptować można tylko status „Oczekuje". System zwróci komunikat „Rezerwacja jest już zaakceptowana".

Co, jeśli powiadomienie nie zostanie wysłane? Akceptacja lub odrzucenie i tak się powiodą. System ponawia próbę wysyłki do 3 razy, a aktualny stan widać we wskaźnikach powiadomień przy rezerwacji — osobno dla e-maila i SMS.

Gdy opanujesz akceptację i odrzucanie, kolejnym krokiem jest ustawienie, jak działa Twoja strona rezerwacji i lista oczekujących, aby zgłoszenia trafiały do panelu we właściwej formie.