Polityka prywatności

§ 1. Administrator danych i postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka") opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i aplikacji Rezeri, dostępnych w domenie rezeri.com oraz w jej subdomenach, w szczególności app.rezeri.com (dalej łącznie: „Serwis" lub „Aplikacja").

2. Administratorem danych osobowych jest Bartosz Milczarek, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Bitmil Solutions - Bartosz Milczarek, ul. Wigury 15/55, 90-302 Łódź, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP: 8341751131, REGON: 364270022 (dalej: „Administrator" lub „Rezeri").

3. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

1) pocztą elektroniczną – pod adresem: support@rezeri.com,

2) pocztą tradycyjną – pod adresem: ul. Wigury 15/55, 90-302 Łódź.

4. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wszelkie zgłoszenia w sprawach danych osobowych należy kierować na dane kontaktowe wskazane w ust. 3.

5. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO"), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

§ 2. Definicje

Użyte w Polityce pojęcia oznaczają:

1) Administrator / Rezeri – podmiot wskazany w § 1 ust. 2,

2) Serwis / Aplikacja – serwis internetowy i aplikacja Rezeri, o których mowa w § 1 ust. 1,

3) Usługobiorca – przedsiębiorca lub konsument, który założył Konto w Aplikacji i korzysta z niej w celu zarządzania rezerwacjami (np. salon, gabinet, kancelaria, trener),

4) Klient Usługobiorcy – osoba dokonująca rezerwacji wizyty lub terminu u Usługobiorcy za pośrednictwem publicznej strony rezerwacji lub widżetu Rezeri,

5) Regulamin – regulamin Aplikacji Rezeri,

6) Umowa powierzenia (DPA) – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana między Rezeri (podmiot przetwarzający) a Usługobiorcą (administrator), zgodnie z art. 28 RODO,

7) RODO – Rozporządzenie, o którym mowa w § 1 ust. 5.

§ 3. Role: kiedy Rezeri jest administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym

1. Rezeri działa jako ADMINISTRATOR danych osobowych w odniesieniu do:

1) osób odwiedzających stronę internetową rezeri.com,

2) Usługobiorców (właścicieli Kont) oraz osób zaproszonych przez nich do zespołu w Aplikacji – w zakresie danych Konta, danych organizacji, rozliczeń, komunikacji oraz bezpieczeństwa.

2. Rezeri działa jako PODMIOT PRZETWARZAJĄCY (procesor) w odniesieniu do danych osobowych Klientów Usługobiorcy, tj. danych osób dokonujących rezerwacji, które Usługobiorca wprowadza do Aplikacji lub które są zbierane za pośrednictwem jego strony rezerwacji albo widżetu. Administratorem tych danych jest Usługobiorca; Rezeri przetwarza je wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, na podstawie Umowy powierzenia (art. 28 RODO).

3. Osoba, która dokonała rezerwacji u danego Usługobiorcy, w celu realizacji swoich praw dotyczących danych rezerwacyjnych powinna kontaktować się z tym Usługobiorcą jako administratorem. Po otrzymaniu takiego żądania Rezeri – jako podmiot przetwarzający – bez zbędnej zwłoki przekazuje je właściwemu Usługobiorcy lub udziela mu pomocy w jego realizacji.

4. Postanowienia § 4–§ 16 Polityki dotyczą przetwarzania, w którym Rezeri występuje jako administrator, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

§ 4. Jakie dane osobowe przetwarzamy

1. Dane Usługobiorców (Konto i organizacja):

1) dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,

2) dane uwierzytelniające: hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego), tokeny weryfikacji adresu e-mail i numeru telefonu, resetu hasła i reaktywacji Konta,

3) dane profilu i organizacji: stanowisko, opis (bio), zdjęcie/awatar, specjalizacja, nazwa i opis organizacji, logo, branża, adres strony rezerwacji (slug), ustawienia i preferencje powiadomień,

4) dane rozliczeniowe: status i plan subskrypcji, identyfikatory płatności (np. identyfikator klienta w systemie operatora płatności), dane do faktury (nazwa firmy, NIP, adres), kwoty, historia płatności i faktur,

5) dane logowania i aktywności: data ostatniego logowania, znacznik zgody marketingowej.

2. Dane osób odwiedzających Serwis: dane techniczne związane z korzystaniem ze strony (np. adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce) oraz dane zbierane za pomocą plików cookies i narzędzi analitycznych – w zakresie i na zasadach opisanych w § 10 oraz w Polityce cookies. Jeżeli odwiedzający poda adres e-mail w formularzu rejestracji, jest on przekazywany do procesu założenia Konta w Aplikacji. Wraz z nim – wyłącznie w razie wyrażenia zgody marketingowej – przekazywane są identyfikatory kliknięcia w reklamę i parametry kampanii, o których mowa w § 10 ust. 3. Niezależnie od tej zgody wraz z adresem e-mail przekazywana jest i zapisywana przy Koncie ścieżka strony Serwisu, z której użytkownik przeszedł do rejestracji (np. /cennik), a jeżeli na tę stronę przeszedł bezpośrednio ze strony branżowej Serwisu (np. /branze/prawnicy) – ścieżka tej strony branżowej. Ścieżka ta jest wpisana w odnośnik prowadzący do formularza rejestracji; w drugim przypadku przenosi ją odnośnik ze strony branżowej w parametrze „landing" adresu kolejnej strony, z którego adresu odczytywany jest wyłącznie ten parametr. Ścieżka jest taka sama dla wszystkich odwiedzających, którzy przeszli tę samą drogę, nie identyfikuje użytkownika ani kliknięcia w reklamę, nie jest zapisywana na urządzeniu użytkownika i służy wyłącznie do statystyki skuteczności poszczególnych stron Serwisu (§ 5 ust. 7).

3. Dane techniczne i bezpieczeństwa (obie kategorie osób): adres IP, identyfikator i typ urządzenia/przeglądarki, logi dostępu i zdarzeń (audyt), dane niezbędne do ograniczania nadużyć (rate limiting) oraz dane przetwarzane w ramach monitorowania błędów; w logach i w narzędziu monitorowania błędów dane identyfikujące (np. e-mail, telefon) są domyślnie maskowane. Logi serwera strony rezeri.com nie obejmują parametrów adresu strony (zob. § 10 ust. 3); poza celem, o którym mowa w § 5 ust. 3, służą wyłącznie do zbiorczej statystyki, o której mowa w § 5 ust. 7.

4. Dane Klientów Usługobiorcy (Rezeri jako podmiot przetwarzający – zob. § 3 ust. 2): imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, szczegóły rezerwacji (data, godzina, wybrana usługa, status), notatkę do rezerwacji – wpisywaną przez Klienta Usługobiorcy w formularzu rezerwacji albo przez Usługobiorcę w panelu, zgody (np. zgoda na powiadomienia SMS) oraz dane transakcyjne dotyczące płatności za rezerwację (bez danych karty płatniczej).

5. Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO): Rezeri nie zbiera celowo danych dotyczących zdrowia ani innych danych szczególnych kategorii i nie udostępnia w Aplikacji dedykowanych pól na takie dane. Z uwagi na to, że z Aplikacji korzystają również specjaliści branż medycznych i okołozdrowotnych (np. lekarze, psychoterapeuci, dietetycy, fizjoterapeuci), sam fakt rezerwacji u takiego specjalisty albo treść swobodnych pól (np. notatki do rezerwacji) — wprowadzanych zarówno przez Klienta Usługobiorcy w formularzu rezerwacji, jak i przez Usługobiorcę w panelu — może ujawniać dane dotyczące zdrowia. W zakresie takich danych Rezeri występuje wyłącznie jako podmiot przetwarzający; za podstawę prawną ich przetwarzania (art. 9 ust. 2 RODO) oraz za ich zakres odpowiada Usługobiorca jako administrator.

6. Czat pomocy: na stronie rezeri.com i w Aplikacji dostępny jest czat pomocy, w którym na pytania odpowiada asystent oparty na modelu językowym (AI), korzystający z publicznej bazy wiedzy Rezeri. Przetwarzana jest treść wpisanych wiadomości, adres strony, z której zadano pytanie, oraz – w Aplikacji – adres e-mail zalogowanego Usługobiorcy; treść pytań jest przekazywana dostawcy modelu językowego wskazanemu na liście https://rezeri.com/podwykonawcy, który nie wykorzystuje treści rozmów do trenowania modeli. Jeżeli użytkownik skorzysta z opcji „Zostaw wiadomość", podany adres e-mail i treść wiadomości trafiają na adres support@rezeri.com w celu udzielenia odpowiedzi (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO). Zapis rozmowy z czatem pomocy jest usuwany po 90 dniach od jej rozpoczęcia. Identyfikator i treść rozmowy są przechowywane w pamięci sesji przeglądarki (sessionStorage) do zamknięcia karty; czat nie zapisuje plików cookies. Do czatu nie należy wpisywać danych Klientów Usługobiorcy ani danych szczególnych kategorii – asystent ich nie potrzebuje, żeby odpowiedzieć.

7. Formularz kontaktowy i korespondencja e-mail: na stronie https://rezeri.com/kontakt dostępny jest formularz kontaktowy. Przetwarzane są podane imię, adres e-mail, wybrany temat i treść wiadomości, a także adres IP w celu ograniczania nadużyć. Wiadomość jest przekazywana na adres support@rezeri.com albo contact@rezeri.com – zależnie od wybranego tematu – za pośrednictwem dostawcy usługi poczty e-mail wskazanego na liście https://rezeri.com/podwykonawcy i nie jest zapisywana w bazie danych Serwisu. Te same dane przetwarzane są, gdy ktoś napisze bezpośrednio na jeden z tych adresów. Celem jest udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiadaniu na kierowane do niego wiadomości).

§ 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania (Rezeri jako administrator)

1. Założenie i prowadzenie Konta, świadczenie Usługi oraz obsługa Usługobiorcy – podstawa: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

2. Obsługa płatności, rozliczeń i wystawianie faktur – podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

3. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom i oszustwom, monitorowanie błędów oraz prowadzenie logów i audytu – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Rozpatrywanie reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Marketing własnych usług Administratora, w tym ewentualna wysyłka newslettera – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w przypadku marketingu bezpośredniego kierowanego do Usługobiorców, a w pozostałym zakresie – zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną oraz z wykorzystaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych następuje wyłącznie po uprzednim wyrażeniu odrębnej zgody (art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, który od 10 listopada 2024 r. zastąpił art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 uchylonej ustawy – Prawo telekomunikacyjne).

6. Analityka i statystyka korzystania z Serwisu – podstawa: zgoda wyrażona za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), na zasadach opisanych w § 10 i w Polityce cookies.

7. Statystyka skuteczności poszczególnych stron Serwisu, tj. ustalanie, z której strony użytkownicy przechodzą do rejestracji Konta, na podstawie ścieżki strony, o której mowa w § 4 ust. 2 – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na pomiarze, które strony Serwisu prowadzą do rejestracji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W tym samym celu, a także w celu oceny skuteczności kampanii reklamowych, Administrator sporządza z logów serwera strony rezeri.com statystyki wyłącznie w postaci zbiorczej – liczby odsłon poszczególnych stron oraz typu przeglądarki – bez identyfikatorów kliknięcia w reklamę i bez łączenia tych danych z Kontem. Przetwarzanie to nie jest uzależnione od zgody marketingowej ani od zgody na pliki cookies.

8. Pomiar skuteczności reklam Rezeri w platformach reklamowych – wyłącznie wobec osób, które przy rejestracji Konta zaznaczyły pole zgody na pomiar skuteczności reklam, o którym mowa w § 10 ust. 3: (a) przekazanie Meta Platforms Ireland Limited informacji o rejestracji Konta, obejmującej skrót kryptograficzny adresu e-mail i identyfikatora Konta, adres IP, informacje o przeglądarce oraz – jeżeli rejestracja nastąpiła po kliknięciu w reklamę na Facebooku lub Instagramie – identyfikator tego kliknięcia; (b) przekazanie Google Ireland Limited informacji o aktywacji Konta (ukończeniu konfiguracji) oraz o pierwszej płatności za subskrypcję, obejmującej identyfikator kliknięcia w reklamę Google, czas zdarzenia, a w przypadku płatności także jej kwotę – wyłącznie gdy rejestracja nastąpiła po kliknięciu w reklamę Google – podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można w każdej chwili wycofać w ustawieniach Konta albo odnośnikiem rezygnacji w wiadomości e-mail; po wycofaniu zgody informacje te nie są dalej przekazywane, co nie wpływa na zgodność z prawem przekazania dokonanego przed jej wycofaniem.

9. Realizacja praw osób, których dane dotyczą, oraz wykonanie obowiązków wynikających z RODO – podstawa: obowiązek prawny Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

10. Podanie danych jest dobrowolne, jednak podanie danych niezbędnych do założenia Konta i świadczenia Usługi jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy – ich niepodanie uniemożliwia korzystanie z Aplikacji. Podanie danych do faktury jest niezbędne do wypełnienia obowiązków podatkowych.

§ 6. Odbiorcy danych oraz podmioty przetwarzające

1. Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania podmiotom, które wspierają Administratora w świadczeniu Usługi, wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie odpowiednich umów. Należą do nich następujące kategorie odbiorców:

1) dostawcy hostingu i infrastruktury informatycznej,

2) dostawcy usług wysyłki wiadomości SMS oraz e-mail,

3) operatorzy płatności (działający jako odrębni administratorzy danych płatniczych),

4) dostawcy usług fakturowania i rozliczeń subskrypcji Usługobiorcy,

5) dostawcy usług synchronizacji kalendarzy i spotkań online,

6) dostawcy narzędzi analitycznych (wyłącznie po wyrażeniu zgody),

7) dostawcy narzędzi monitorowania błędów, bezpieczeństwa oraz sieci dostarczania treści (CDN),

8) podmioty świadczące Administratorowi usługi doradcze (prawne, księgowe, podatkowe),

9) dostawca modelu językowego obsługującego czat pomocy oraz analizę zgłoszeń kierowanych do supportu,

10) platformy reklamowe (Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited) – wyłącznie po wyrażeniu zgody na pomiar skuteczności reklam, w zakresie opisanym w § 5 ust. 8.

2. Aktualny, szczegółowy wykaz podmiotów przetwarzających dane – z nazwami, rolą oraz lokalizacją przetwarzania – jest na bieżąco aktualizowany i dostępny pod adresem https://rezeri.com/podwykonawcy oraz – na żądanie – pod adresem support@rezeri.com. W odniesieniu do danych Klientów Usługobiorcy powierzonych Administratorowi, o zmianach podwykonawców Usługobiorcy są informowani z wyprzedzeniem na zasadach określonych w Umowie powierzenia (zob. § 3).

3. Integracje włączane samodzielnie przez Usługobiorcę (np. połączenie własnego kalendarza lub innych usług zewnętrznych dostępnych w Aplikacji) następują na podstawie decyzji i upoważnienia Usługobiorcy. Dostawcy takich usług mogą działać jako odrębni administratorzy danych, a zasady przetwarzania określają ich własne polityki prywatności; Administrator nie odpowiada za przetwarzanie danych przez te podmioty poza zakresem niezbędnym do świadczenia Usługi.

4. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa (np. organom publicznym).

5. Rezeri nie przechowuje numerów kart płatniczych ani danych uwierzytelniających płatności – są one przetwarzane bezpośrednio przez operatorów płatności.

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

2. Korzystanie z niektórych podmiotów przetwarzających może wiązać się z przekazaniem danych do państwa trzeciego (poza EOG, w tym do Stanów Zjednoczonych). Informacja o tym, którzy podwykonawcy przetwarzają dane poza EOG oraz o zastosowanych zabezpieczeniach, jest wskazana w wykazie, o którym mowa w § 6 ust. 2. W każdym takim przypadku Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO — w odniesieniu do większości odbiorców z siedzibą w Stanach Zjednoczonych jest to decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 (EU-U.S. Data Privacy Framework), a Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską pełnią rolę mechanizmu zapasowego albo, u części odbiorców, podstawy głównej. Dotyczy to także platform reklamowych, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 10 – Google Ireland Limited przetwarza dane z udziałem Google LLC, a Meta Platforms Ireland Limited z udziałem Meta Platforms, Inc., w Stanach Zjednoczonych.

3. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem na dane wskazane w § 1 ust. 3.

§ 8. Okres przechowywania danych

1. Dane Konta i organizacji przetwarzane są przez okres obowiązywania umowy (posiadania Konta). Po usunięciu Konta dane pozostają dostępne przez okres do 30 dni (umożliwiający przywrócenie Konta), po czym dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji.

2. Dane rozliczeniowe i dokumenty księgowe (w tym faktury) przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

3. Treść logów komunikacji (treść i temat wysłanych wiadomości e-mail oraz SMS) jest usuwana po upływie 90 dni; pozostałe metadane komunikacji mogą być przechowywane dłużej w celach dowodowych i rozliczeniowych.

4. Dane zbierane w celach analitycznych przechowywane są przez okres wynikający z ustawień narzędzia analitycznego oraz ważności udzielonej zgody – szczegóły w Polityce cookies.

5. Dane przetwarzane na podstawie zgody (w tym dane marketingowe) przetwarzane są do czasu wycofania zgody.

6. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (w tym dane bezpieczeństwa i dane na potrzeby roszczeń) przechowywane są do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

7. Logi audytu (zawierające m.in. adres IP) przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności, nie dłużej niż do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Kopie zapasowe przechowywane są w ramach cyklu rotacji i są nadpisywane; dane usunięte z systemów produkcyjnych znikają z kopii zapasowych wraz z upływem cyklu rotacji, który trwa co do zasady nie dłużej niż 14 miesięcy; niezależnie od rotacji każda kopia zapasowa jest usuwana automatycznie najpóźniej po 28 miesiącach od jej utworzenia.

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1) prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,

2) prawo do sprostowania (poprawienia) danych,

3) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),

4) prawo do ograniczenia przetwarzania,

5) prawo do przenoszenia danych,

6) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,

7) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,

8) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

2. W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem na dane wskazane w § 1 ust. 3. Administrator odpowiada na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania (z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w przypadkach szczególnie skomplikowanych).

3. Organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

4. W zakresie danych, w odniesieniu do których Rezeri jest podmiotem przetwarzającym (dane Klientów Usługobiorcy – § 3 ust. 2), żądania dotyczące realizacji praw należy kierować do właściwego Usługobiorcy jako administratora.

§ 10. Pliki cookies i analityka

1. Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie. Pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania Serwisu (np. utrzymanie sesji, bezpieczeństwo) wykorzystywane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora i nie wymagają zgody.

2. Na stronie rezeri.com pliki cookies oraz narzędzia analityczne i marketingowe inne niż niezbędne wykorzystywane są wyłącznie po wyrażeniu zgody za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami (banera cookies). Do czasu wyrażenia zgody narzędzia analityczne pozostają nieaktywne (domyślne ustawienie odmowy). Postępowanie Aplikacji z identyfikatorami reklamowymi opisuje ust. 4.

3. Zgoda marketingowa obejmuje także odczytanie z adresu strony identyfikatorów kliknięcia w reklamę (m.in. gclid, gbraid, wbraid, msclkid, fbclid) oraz parametrów kampanii (utm_*) i powiązanie ich z rejestracją Konta, w celu pomiaru skuteczności reklam, a także przekazanie platformom reklamowym informacji opisanych w § 5 ust. 8. Na stronie rezeri.com bez tej zgody dane te nie są odczytywane, zapisywane ani przekazywane. W szczególności logi serwera strony rezeri.com zapisują adres odwiedzanej strony oraz adres strony odsyłającej bez parametrów, tj. bez części adresu od znaku „?". Z zapisu serwera pośredniczącego (proxy) wartości identyfikatorów kliknięcia w reklamę i parametrów kampanii są usuwane przed jego przechowaniem w systemie logów; w nieprzetworzonej postaci zapis ten jest przechowywany krótkoterminowo, do nadpisania nowszymi wpisami (zwykle w ciągu doby), i służy wyłącznie celowi, o którym mowa w § 5 ust. 3. Identyfikatory te nie są z logów odczytywane ani łączone z Kontem. W Aplikacji (app.rezeri.com) zgodę tę wyraża się odrębnym, domyślnie odznaczonym polem w formularzu rejestracji.

4. W Aplikacji (app.rezeri.com) w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) przechowywane są dane sesji i uwierzytelniania w celach funkcjonalnych. Jeżeli użytkownik trafił do formularza rejestracji Konta z reklamy i zaznaczył pole zgody, o którym mowa w ust. 3, identyfikatory wskazane w tym ustępie są odczytywane z adresu formularza w chwili jego wysłania i przekazywane wraz ze zgłoszeniem rejestracyjnym w celu powiązania rejestracji z kliknięciem w reklamę; bez zaznaczenia tego pola nie są odczytywane ani przekazywane. Aplikacja nie zapisuje ich w plikach cookies ani w pamięci lokalnej przeglądarki.

5. Szczegółowe informacje o rodzajach plików cookies, ich celach, okresie przechowywania oraz sposobach zarządzania zgodą zawiera odrębna Polityka cookies.

§ 11. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w szczególności:

1) szyfrowanie transmisji danych (protokół TLS),

2) przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (hasła nie są przechowywane w postaci jawnej),

3) szyfrowanie wrażliwych danych uwierzytelniających integracje (np. tokenów dostępu do kalendarza),

4) kontrolę dostępu opartą na rolach i uprawnieniach (zasada najmniejszych uprawnień),

5) ograniczanie liczby prób dostępu (ochrona przed nadużyciami), monitorowanie i logowanie zdarzeń,

6) regularne kopie zapasowe oraz aktualizacje zabezpieczeń.

2. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator podejmuje działania zgodnie z RODO, w tym – jeżeli jest to wymagane – zawiadamia organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą. W zakresie, w jakim Rezeri jest podmiotem przetwarzającym, zgłasza naruszenie właściwemu administratorowi (Usługobiorcy) bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia.

3. Pomimo stosowania zabezpieczeń korzystanie z sieci Internet wiąże się z ryzykiem, którego całkowite wyeliminowanie nie jest możliwe.

§ 12. Dane z połączonych kont zewnętrznych (Kalendarz Google, Outlook)

1. Usługobiorca może samodzielnie połączyć z Aplikacją własne konto Google (Kalendarz Google) albo Microsoft (Outlook / Microsoft 365). Połączenie jest opcjonalne, następuje wyłącznie na podstawie autoryzacji udzielonej przez Usługobiorcę w oknie zgody dostawcy i obejmuje wyłącznie konto tego Usługobiorcy. Aplikacja działa w pełnym zakresie także bez połączenia.

2. Cel: dane z połączonego kalendarza wykorzystywane są wyłącznie po to, aby Usługobiorca prowadził jeden spójny grafik, tj. aby terminy zajęte w kalendarzu zewnętrznym nie zostały wystawione do rezerwacji w Aplikacji, a rezerwacje utworzone w Aplikacji były widoczne w kalendarzu Usługobiorcy. Funkcja ta jest widoczna i dostępna w interfejsie Aplikacji (Integracje → Kalendarz).

3. Zakres odczytu: Rezeri odpytuje listę wydarzeń z okresu objętego synchronizacją, we wskazanych przez Usługobiorcę kalendarzach – zarówno w Kalendarzu Google, jak i w kalendarzu Microsoft. Z każdego wydarzenia Rezeri odczytuje jego identyfikator, czas rozpoczęcia i zakończenia, status, tytuł, status odpowiedzi Usługobiorcy na zaproszenie (aby pominąć wydarzenia przez niego odrzucone) oraz oznaczenie wydarzeń utworzonych wcześniej przez samo Rezeri (aby nie zdublować własnych rezerwacji). Tytuł wydarzenia jest zapisywany jako etykieta blokady terminu w Aplikacji, tak aby Usługobiorca widział powód swojej niedostępności; gdy wydarzenie nie ma tytułu albo Usługobiorca nie ma wglądu w jego szczegóły, blokada otrzymuje etykietę zastępczą. Zapytanie kierowane do kalendarza Microsoft ograniczone jest do wymienionych wyżej pól. Interfejs Kalendarza Google zwraca natomiast całe wydarzenie, w tym jego opis, lokalizację, załączniki oraz listę uczestników; Rezeri wykorzystuje z niego wyłącznie dane wskazane powyżej, a listę uczestników – jedynie w celu ustalenia, czy Usługobiorca odrzucił zaproszenie. Opisów, lokalizacji, załączników ani listy uczestników Rezeri nie przechowuje. Niezależnie od powyższego, przy konfiguracji konta Rezeri może odpytać Kalendarz Google o samą informację o zajętości (free/busy), bez pobierania wydarzeń. Usługobiorca może w ustawieniach integracji włączyć tryb „Importuj tylko zajętość” (domyślnie wyłączony; rozłączenie konta przywraca ustawienie domyślne). W tym trybie zapytanie kierowane do Kalendarza Google ograniczone jest do czasu rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, jego statusu, informacji, czy wydarzenie blokuje czas, statusów odpowiedzi uczestników na zaproszenie wraz z oznaczeniem, który z nich jest Usługobiorcą (bez adresów i nazwisk uczestników; Rezeri wykorzystuje wyłącznie status Usługobiorcy, aby pominąć wydarzenia przez niego odrzucone) oraz prywatnych właściwości rozszerzonych wydarzenia (mogą je zapisywać w wydarzeniu także inne aplikacje; Rezeri odczytuje z nich wyłącznie własne oznaczenie wydarzeń utworzonych wcześniej przez samo Rezeri i ich nie przechowuje), a zapytanie kierowane do kalendarza Microsoft – do identyfikatora wydarzenia, czasu jego rozpoczęcia i zakończenia, statusu zajętości oraz informacji, czy wydarzenie zostało odwołane. Rezeri nie pobiera wówczas tytułów, opisów, lokalizacji, załączników ani adresów uczestników wydarzeń, a blokada terminu otrzymuje etykietę zastępczą („Zajęte (Google Calendar)” albo „Zajęte (Microsoft Calendar)”). Włączenie trybu od razu zastępuje tą etykietą tytuły wydarzeń zaimportowane wcześniej.

4. Zakres zapisu: Rezeri tworzy wydarzenia odpowiadające rezerwacjom oraz blokadom terminu powstałym w Aplikacji – wyłącznie w jednym kalendarzu wskazanym przez Usługobiorcę. Wydarzenie utworzone dla rezerwacji zawiera imię i nazwisko Klienta Usługobiorcy, nazwę usługi, termin wizyty oraz oznaczenie Usługobiorcy (imię i nazwisko, a także jego adres e-mail jako kontakt); jeżeli do rezerwacji dodano notatkę, jej treść trafia do opisu wydarzenia, a jeżeli znane jest miejsce wizyty albo link do spotkania online – do pola lokalizacji i opisu. Ponieważ notatka jest polem swobodnym, może zawierać dane, o których mowa w § 4 ust. 5 – za ich zakres odpowiada Usługobiorca jako administrator; wydarzenie utworzone dla blokady terminu zawiera wyłącznie jej tytuł nadany przez Usługobiorcę oraz zakres godzin, bez danych Klientów. Zmiana rezerwacji aktualizuje odpowiadające jej wydarzenie, a anulowanie oznacza je jako anulowane. Jeżeli Usługobiorca nie wskaże kalendarza do zapisu, Rezeri nie tworzy żadnych wydarzeń. Dla usług świadczonych online Rezeri może dodać do tworzonego wydarzenia link do spotkania (Google Meet albo Microsoft Teams); opcja ta jest domyślnie włączana przy łączeniu konta i Usługobiorca może ją wyłączyć w ustawieniach integracji. Jednocześnie aktywny może być tylko jeden dostawca spotkań online, a konto Microsoft niebędące kontem firmowym nie pozwala na tworzenie spotkań Teams – w obu tych przypadkach opcja pozostaje wyłączona. Autoryzacja konta Microsoft obejmuje uprawnienia Calendars.ReadWrite, OnlineMeetings.ReadWrite oraz User.Read.

5. Zakres przechowywania: w związku z integracją Rezeri przechowuje tokeny dostępu i odświeżania (w postaci zaszyfrowanej – zob. § 11 ust. 1 pkt 3), adres e-mail konta użytego do połączenia, identyfikatory wybranych kalendarzy, identyfikatory utworzonych wydarzeń, zaimportowane przedziały zajętości wraz z tytułami wydarzeń, z których powstały (w trybie „Importuj tylko zajętość” – wyłącznie z etykietą zastępczą, bez tytułów), oraz log synchronizacji (czas uruchomienia, liczba przetworzonych pozycji, ewentualne błędy). Synchronizacja uruchamiana jest na bieżąco, na podstawie powiadomień o zmianach przesyłanych przez dostawcę kalendarza, a niezależnie od nich cyklicznie (co ok. 15 minut) oraz na żądanie Usługobiorcy.

6. Ograniczenie wykorzystania: dane pozyskane z połączonego kalendarza wykorzystywane są wyłącznie w celu wskazanym w ust. 2. W szczególności Rezeri:

1) nie udostępnia ich osobom trzecim, poza podmiotami przetwarzającymi wskazanymi w § 6, działającymi na polecenie Administratora w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi,

2) nie wykorzystuje ich do celów reklamowych ani marketingowych,

3) nie wykorzystuje ich do trenowania ani rozwijania modeli sztucznej inteligencji,

4) nie sprzedaje ich ani nie przekazuje brokerom danych,

5) ogranicza możliwość zapoznania się z nimi przez personel Administratora wyłącznie do przypadków, w których jest to niezbędne ze względów bezpieczeństwa, w celu wykonania obowiązku prawnego, na wyraźne żądanie Usługobiorcy (np. w ramach wsparcia technicznego) albo gdy dane zostały uprzednio zagregowane i zanonimizowane na potrzeby wewnętrznych działań operacyjnych.

7. Wykorzystywanie przez Rezeri informacji otrzymanych z interfejsów API Google podlega zasadom Google API Services User Data Policy, w tym wymogom ograniczonego wykorzystania (Limited Use). Treść tych zasad jest dostępna pod adresem https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

8. Rozłączenie: Usługobiorca może w każdej chwili rozłączyć integrację w panelu Aplikacji (Integracje → Kalendarz). Rozłączenie zatrzymuje synchronizację oraz powoduje usunięcie przechowywanych tokenów dostępu i ustawień integracji. Wydarzenia utworzone wcześniej w kalendarzu zewnętrznym pozostają w nim – Rezeri ich nie usuwa. Niezależnie od tego Usługobiorca może cofnąć dostęp bezpośrednio u dostawcy, w ustawieniach swojego konta Google (https://myaccount.google.com/permissions) albo Microsoft.

9. Podstawa prawna i role: w odniesieniu do danych Konta oraz danych samej integracji (tokeny, adres e-mail konta, identyfikatory kalendarzy, zaimportowane przedziały zajętości, log synchronizacji) przetwarzanie następuje w celu wykonania umowy o świadczenie Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a Rezeri występuje jako administrator, zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2. Eksport rezerwacji do kalendarza zewnętrznego obejmuje natomiast dane Klientów Usługobiorcy – w tym zakresie administratorem pozostaje Usługobiorca, który samodzielnie decyduje o włączeniu integracji, a Rezeri działa jako podmiot przetwarzający na jego udokumentowane polecenie, na podstawie Umowy powierzenia (§ 3 ust. 2). Dostawca kalendarza występuje wówczas jako dalszy podmiot przetwarzający, ujęty w wykazie, o którym mowa w § 6 ust. 2.

§ 13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały (art. 22 RODO). Dostępne w Aplikacji mechanizmy automatyzacji (np. proponowanie wolnych terminów osobom z listy oczekujących) działają w oparciu o z góry ustalone reguły i nie wykorzystują sztucznej inteligencji.

§ 14. Dane dzieci

Serwis jest skierowany do przedsiębiorców i osób dorosłych i nie jest przeznaczony do samodzielnego korzystania przez dzieci. Administrator nie zbiera świadomie danych osobowych dzieci poniżej 16. roku życia w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego na podstawie ich zgody. Za zgodność z prawem przetwarzania danych Klientów Usługobiorcy będących osobami małoletnimi (np. rezerwacji wizyt) odpowiada Usługobiorca jako administrator.

§ 15. Marketing

1. Za uprzednią zgodą osoby, której dane dotyczą, Administrator może przesyłać informacje handlowe (w tym newsletter) drogą elektroniczną na podany adres e-mail lub numer telefonu. Administrator kieruje takie informacje wyłącznie do osób, które wyraziły na to odrębną zgodę.

2. W odniesieniu do Usługobiorców Administrator może prowadzić marketing bezpośredni własnych usług na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

3. Osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie wycofać zgodę oraz wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, a także zrezygnować z otrzymywania informacji handlowych – w szczególności korzystając z odnośnika rezygnacji zawartego w wiadomości lub kontaktując się z Administratorem.

§ 16. Zmiany Polityki

1. Administrator może zmienić Politykę, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu lub sposobu przetwarzania danych albo wykorzystywanych narzędzi.

2. O zmianie Polityki Administrator informuje poprzez opublikowanie zaktualizowanej wersji w Serwisie, a w przypadku istotnych zmian – również w inny odpowiedni sposób (np. pocztą elektroniczną).

3. Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od dnia 8 października 2026 r.