Zasady anulowania i zwrotów

Zasady anulowania ustawiasz raz w panelu, a od tego momentu system sam pilnuje, na jakich warunkach klient dostaje zwrot przy odwołaniu. Definiujesz dwie rzeczy: ile czasu przed terminem klient może jeszcze odwołać wizytę z zachowaniem zwrotu oraz jaki zwrot mu wtedy przysługuje. Reguły obowiązują globalnie dla wszystkich usług, a w razie potrzeby nadpiszesz je dla pojedynczej usługi. Najbardziej widać to w gabinetach psychoterapii, gdzie odwołana w ostatniej chwili sesja to godzina, której nie da się nikomu oddać.

Co ustawiasz

Zasady anulowania to część polityk rezerwacji — znajdziesz je w Ustawieniach → Polityki rezerwacji, w sekcji „Zasady anulowania”. Składają się z dwóch elementów:

• Minimalne wyprzedzenie anulowania — ile czasu przed terminem klient może jeszcze odwołać wizytę z zachowaniem zwrotu. Domyślnie 24 godziny; ustawisz dowolną wartość od 0 godzin (bez wymaganego wyprzedzenia) do 30 dni. Gdy do wizyty zostało mniej czasu niż ustawione wyprzedzenie, klient nadal może odwołać przez stronę rezerwacji, ale opłacona wizyta zostaje bez zwrotu — widzi czytelny komunikat, że minął termin bezpłatnego anulowania.
• Typ zwrotu — jaka część płatności z góry wraca do klienta, gdy anuluje w dozwolonym terminie.

Typ zwrotu

Do wyboru masz cztery warianty:

• Pełny zwrot — klient odzyskuje całą płatność z góry.
• Zwrot częściowy — wraca ustalony procent płatności (0–100%), resztę zatrzymujesz.
• Brak zwrotu — płatność z góry nie wraca.
• Opłata za anulowanie — przy odwołaniu wizyty potrącasz z góry ustaloną kwotę.

Te ustawienia określają zasadę i są pokazywane klientowi na stronie rezerwacji oraz w powiadomieniach, zanim potwierdzi anulowanie. Gdy wizyta zostaje odwołana w dozwolonym terminie i była opłacona online, Rezeri automatycznie zleca zwrot do Twojej bramki płatności zgodnie z wybranym typem (pełny, częściowy albo z potrąceniem opłaty). Do czasu rozliczenia po stronie bramki zwrot ma status „w trakcie" — to znaczy, że jest zlecony automatycznie, a nie że trafia na konto klienta natychmiast. Jeśli przyjmujesz płatności przez HotPay, zwrot musisz wykonać ręcznie w jej panelu — patrz odpowiedź poniżej.

Polityki globalne i nadpisanie per-usługa

Reguła z ekranu polityk obowiązuje wszystkie usługi. Gdy konkretna usługa potrzebuje innych warunków — na przykład 48-godzinnego wyprzedzenia albo braku zwrotu — otwierasz jej formularz, w sekcji polityk wybierasz „Ustaw własne” i podajesz wartości tylko dla niej. Usługa zostawiona na „globalnych” dziedziczy wartości z ekranu polityk; nadpisanie ma przed nimi pierwszeństwo.

Zanim zaczniesz

• Zaloguj się na konto profesjonalisty (właściciela) — ustawiasz reguły dla swoich usług.
• Zasady anulowania są dostępne niezależnie od planu.

Krok po kroku

1. Wejdź w Ustawienia → Polityki rezerwacji i znajdź sekcję „Zasady anulowania”.
2. Ustaw minimalne wyprzedzenie anulowania (w godzinach lub dniach).
3. Wybierz typ zwrotu: pełny, częściowy, brak albo opłata za anulowanie.
4. Dla zwrotu częściowego podaj procent (0–100), dla opłaty — kwotę.
5. Kliknij Zapisz.
6. Jeśli pojedyncza usługa potrzebuje innych warunków, otwórz jej formularz i wybierz „Ustaw własne”.

Najczęstsze pytania

Co się dzieje, gdy klient anuluje za późno?

Anulowanie przechodzi, ale bez zwrotu: przy opłaconej wizycie klient widzi na stronie rezerwacji komunikat, że minął termin bezpłatnego anulowania i wpłata nie zostanie zwrócona. Wizyta bez płatności z góry po prostu znika z grafiku — jeśli chcesz mieć barierę na ostatnią chwilę, potrzebujesz obu ustawień naraz.

Czy zasady obejmują też anulowanie z panelu?

Nie. Wyprzedzenie dotyczy tylko odwołań po stronie klienta — przez stronę rezerwacji i przez link z powiadomień. Gdy Ty anulujesz z panelu, robisz to bez ograniczeń czasowych, a opłacona wizyta jest zwracana w całości: klient nie ponosi kosztu Twojej decyzji.

Czy zwrot zostanie wykonany automatycznie?

W pięciu bramkach tak — przy anulowaniu w dozwolonym terminie Rezeri samo zleca zwrot zgodnie z wybranym typem, a faktyczne przekazanie pieniędzy realizuje bramka, więc do czasu rozliczenia zwrot ma status „w trakcie". Wyjątkiem jest HotPay, która nie udostępnia API zwrotów: klient dostanie standardowe powiadomienie o zwrocie, ale pieniądze musisz oddać samodzielnie w panelu HotPay. Potraktuj ustawienie jako regułę polityki — nie jest to przelew natychmiastowy.

Czym różni się „brak zwrotu” od „opłaty za anulowanie”?

Przy „braku zwrotu” płatność z góry nie wraca. „Opłata za anulowanie” to z góry ustalona kwota, którą potrącasz przy odwołaniu — niezależnie od wartości wizyty.