Nieobecności i odwołania — checklista ustawień

Pusta godzina w grafiku to przychód, którego nie odbudujesz — zwłaszcza gdy na przygotowanie wizyty poświęciłeś czas przed jej startem. Większość nieobecności nie wynika jednak ze złej woli klienta: ktoś zapomniał, komuś zmieniły się plany, a ktoś inny traktował zapis jako luźną deklarację. Na każdą z tych sytuacji jest osobny mechanizm, a razem tworzą warstwę ochrony, która działa bez Twojego udziału.

Ten artykuł jest checklistą ustawień: pokazuje, co włączasz w Rezeri, żeby ograniczyć nieobecności, i linkuje do instrukcji każdego kroku.

Przypomnienie, które idzie samo

Najtańszą dźwignią jest przypomnienie SMS wysyłane automatycznie około doby przed wizytą — z nazwą usługi, datą, godziną i linkiem do szybkiego odwołania; samo przełożenie terminu klient zrobi z linku w e-mailu, który otwiera pełną stronę wizyty. Klient nie musi dzwonić, Ty nie musisz pilnować kalendarza. Szczegóły ustawienia opisuje artykuł o przypomnieniach SMS o wizycie.

Zasady anulowania zamiast ustnych ustaleń

Gdy odwołanie i tak nastąpi, liczy się, czy odbyło się na Twoich warunkach. Klient może odwołać do ostatniej chwili, ale termin anulowania ze zwrotem decyduje, czy dostanie zwrot: przy odwołaniu później przedpłata zostaje zatrzymana w całości jako opłata za późne odwołanie, a przy odwołaniu w terminie wariant zwrotu określa, ile wraca — od pełnego zwrotu po zwrot pomniejszony o opłatę. Wyjątek: wizytę umówioną na odległość klient może w ciągu 14 dni od zawarcia umowy odwołać z pełnym zwrotem, zanim się zacznie (prawo odstąpienia). Bez płatności z góry ta reguła nie ma czego chronić, dlatego oba mechanizmy działają razem. Jak to ustawić krok po kroku, pokazuje artykuł o zasadach anulowania.

Płatność z góry jako bariera

Rezerwacja, za którą klient zapłacił w chwili zapisu, przestaje być luźną deklaracją. Wymóg płatności włączasz osobno dla każdej usługi — najlepiej tam, gdzie nieobecność boli najbardziej: przy dłuższych i droższych pozycjach w grafiku. Tam, gdzie cała cena z góry byłaby za wysokim progiem, ustaw przedpłatę części ceny — procent albo stałą kwotę; bariera zostaje, próg wejścia spada. Cały mechanizm, razem z automatycznymi zwrotami, opisuje artykuł płatność z góry — jak chroni przed pustym terminem.

Lista oczekujących na wypadek, gdyby jednak ktoś odwołał

Odwołanie nie musi oznaczać pustego okna. Osoby zapisane na listę oczekujących dostają SMS z propozycją zwolnionego terminu — miejsce zajmuje ten, kto pierwszy potwierdzi. Konfiguracja znajduje się w instrukcji jak skonfigurować listę oczekujących, a perspektywę klienta opisuje artykuł o zapisie na listę oczekujących.

Reszta układanki

Dwa uzupełnienia, które domykają obraz:

• Rezerwacja z płatnością — jak od strony klienta wygląda ścieżka zapisu z opłatą online i co się dzieje, gdy płatności nie dokończy.
• Klient zarządza wizytą — bezpieczny link z powiadomienia pozwala przełożyć termin bez telefonu do Ciebie, więc odwołanie dzieje się w Twoim systemie, a nie poza nim.
• Jak oznaczyć nieobecność klienta — gdy mimo wszystko klient się nie pojawi, jednym kliknięciem oznaczasz wizytę jako „Klient nieobecny”, a etykieta zostaje w jego historii — wiesz, kto nie przychodzi, zanim dasz mu kolejny termin.

Szybka checklista

1. Włącz przypomnienia SMS i zostaw automatyczne okno 24 godzin.
2. Ustaw termin anulowania ze zwrotem i zwrot przy odwołaniu w terminie — regułę zwrotu dla usług z płatnością z góry.
3. Włącz płatność z góry przy usługach, gdzie pusty termin kosztuje najwięcej.
4. Skonfiguruj listę oczekujących, żeby każde odwołanie miało szansę wrócić do grafiku.

Więcej o praktycznej stronie problemu — bez kontekstu ustawień Rezeri — piszemy w wpisie na blogu jak ograniczyć no-show.