Przypomnienia SMS o wizycie — jak ograniczają nieobecności

Przypomnienia SMS o wizycie to prosty sposób, żeby ograniczyć nieobecności i odwołania w ostatniej chwili — w prywatnej praktyce lekarzy tak samo jak w salonie. Klient, który dzień przed terminem dostaje krótką wiadomość z datą, godziną i nazwą usługi, rzadziej zapomina, a gdy coś mu wypada — daje znać wcześniej, kiedy termin jeszcze da się komuś oddać. Automatyczne przypomnienia SMS dla klientów wysyła system w ustalonym momencie, bez jednego telefonu z Twojej strony.

Dlaczego przypomnienia SMS ograniczają nieobecności

SMS jest odczytywany szybciej niż e-mail i nie wymaga od klienta żadnej aplikacji — wiadomość trafia wprost na telefon, który ludzie mają zawsze przy sobie. To dlatego przypomnienie działa tam, gdzie e-mail ginie w skrzynce.

Nieobecności biorą się najczęściej z dwóch rzeczy: klient po prostu zapomniał albo zorientował się za późno, że nie da rady przyjść. Krótkie przypomnienie rozwiązuje oba przypadki. Część klientów dzięki niemu pamięta o wizycie. Część odwołuje — ale na tyle wcześnie, że zwolniony termin wraca do grafiku i może zająć go ktoś inny, zamiast zostać pustym okienkiem.

Kiedy wysłać przypomnienie

Najskuteczniejszy moment to około doby przed wizytą. To wystarczająco wcześnie, żeby klient zdążył zareagować, gdy coś mu koliduje, i wystarczająco blisko, żeby termin został w pamięci. W Rezeri przypomnienie idzie automatycznie około 24 godzin przed wizytą i tylko dla potwierdzonych rezerwacji.

Samo przypomnienie to jeden element większego ciągu wiadomości:

• Potwierdzenie — zaraz po rezerwacji, żeby klient od razu wiedział, że termin jest zapisany.
• Przypomnienie — około 24 godzin przed wizytą.
• Powiadomienie o anulacji — gdy wizyta zostaje odwołana, z linkiem do umówienia nowego terminu.

Każda z tych wiadomości mieści się w jednym SMS-ie i zawiera datę, godzinę oraz nazwę usługi — komplet, którego klient potrzebuje, bez otwierania niczego dodatkowego.

Zgoda klienta i RODO

Podstawą wysyłki potwierdzenia i przypomnienia jest numer telefonu, który klient podaje przy rezerwacji — te wiadomości dotyczą wyłącznie jego własnej wizyty. Wiadomości proponujące wcześniejszy, zwolniony termin to osobny przypadek: mają własną zgodę, oddzieloną od potwierdzeń i przypomnień. W formularzu rezerwacji jest ona domyślnie zaznaczona — klient, który jej nie chce, musi ją odznaczyć, a w każdym SMS-ie z propozycją dostaje link do rezygnacji jednym kliknięciem. Przy rezerwacji zakładanej z panelu deklaruje ją za klienta osoba dodająca wizytę, więc upewnij się, że masz do tego podstawę.

Od czego zależy dostępność

SMS są dostępne od planu Starter w górę — na planie darmowym pula SMS wynosi zero, więc wiadomości nie wychodzą. Liczba przypomnień, które wyślesz w miesiącu, zależy od planu; aktualne wartości znajdziesz w cenniku. Pula odnawia się na początku każdego miesiąca, a gdy się wyczerpie, rezerwacje, anulacje i cała reszta działają dalej — wstrzymane są tylko SMS.

Najczęstsze pytania

Czy klient musi mieć jakąś aplikację, żeby dostać przypomnienie?

Nie. To zwykły SMS, taki sam jak każda inna wiadomość na telefonie.

Co, jeśli klient nie poda numeru telefonu?

Rezerwacja przejdzie normalnie, ale przypomnienie nie zostanie wysłane. SMS nigdy nie blokuje zapisu wizyty.

Czym przypomnienie różni się od potwierdzenia?

Potwierdzenie idzie tuż po rezerwacji („termin jest zapisany”). Przypomnienie wychodzi krótko przed wizytą („pamiętaj, masz wizytę jutro”). To dwie różne wiadomości w dwóch różnych momentach.

Chcesz, żeby przypomnienia wychodziły same? Załóż konto i włącz SMS na swoim grafiku.