Karnety i pakiety usług — sprzedaż, saldo i rozliczanie wejść

Karnet to pakiet wejść na wybrane usługi, który klient opłaca z góry — np. 10 wejść w cenie 8, ważnych 180 dni. W Rezeri definiujesz karnety raz, sprzedajesz je klientowi z jego kartoteki, a system pilnuje salda, terminu ważności i historii każdego wejścia. Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli dziś prowadzisz karnety w zeszycie albo w arkuszu i chcesz mieć saldo klienta w tym samym miejscu, co jego kartotekę i historię.

Karnety są dostępne od planu Starter. W planie Free zamiast listy karnetów zobaczysz informację o planie i link Zmień plan.

Co dziś obsługuje karnet w Rezeri

• Definicje karnetów — nazwa, cena, liczba wejść, ważność i usługi, których dotyczy.
• Sprzedaż w recepcji — z karty klienta, z zapisaną formą płatności.
• Sprzedaż online — klient kupuje karnet sam na Twojej stronie rezerwacji i płaci przez Twoją bramkę płatności.
• Rezerwacja z karnetu — przy wizycie umawianej w panelu system sam pobiera wejście i oddaje je, gdy anulujesz wizytę.
• Saldo i historia — ile wejść zostało, do kiedy karnet jest ważny, każda zmiana salda z datą i powodem.
• Korekta salda — dodanie albo odjęcie wejść z podaniem powodu.
• Anulowanie sprzedanego karnetu.

Czego jeszcze nie ma: przy rezerwacji online klient nie zapłaci karnetem — wizytę z karnetu umawiasz w panelu. Karnetu nie kupi też w widgecie osadzonym na Twojej stronie internetowej; zakup działa na stronie rezerwacji w Rezeri.

Jak utworzyć karnet

1. W panelu otwórz Ustawienia → Karnety i kliknij Nowy karnet.
2. Wpisz Nazwę karnetu i — jeśli chcesz — Opis.
3. Podaj Cenę w złotych. Pod polem zobaczysz, ile wychodzi za jedno wejście.
4. Ustaw Liczbę wejść (od 1 do 99, domyślnie 10) i Ważność (dni) (od 1 do 730; szybki wybór: 30, 90, 180 lub 365).
5. W sekcji Usługi objęte karnetem zaznacz co najmniej jedną usługę.
6. Kliknij Zapisz.

Karnet możesz później edytować, dezaktywować albo usunąć z menu na jego kafelku. Zmiana definicji nie zmienia karnetów już sprzedanych — każdy sprzedany karnet zachowuje nazwę, cenę, liczbę wejść i ważność z chwili sprzedaży. Karnet, który choć raz został sprzedany, po usunięciu znika tylko z listy definicji; klienci, którzy go kupili, nadal go mają.

Tworzenie i edycja karnetów wymagają uprawnienia do edycji usług, a sprzedaż i korekta — uprawnienia do zarządzania klientami. Jak nadać uprawnienia osobom w zespole, opisuje artykuł użytkownicy i role w zespole.

Jak sprzedać karnet klientowi

1. Otwórz kartę klienta w sekcji Klienci.
2. W sekcji Karnety kliknij Sprzedaj karnet.
3. Wybierz karnet z listy (widać tylko aktywne) i wpisz Formę płatności, np. gotówka albo przelew.
4. Sprawdź podsumowanie — liczbę wejść, datę ważności i cenę — i kliknij Sprzedaj.

Karnet jest aktywny od razu po sprzedaży. Pieniądze przyjmujesz poza Rezeri, tak jak przy każdej sprzedaży w recepcji — system zapisuje tylko, jaką formą klient zapłacił. Klienci z aktywnym karnetem mają na liście klientów oznaczenie Karnet.

Jeśli klient ma w kartotece adres e-mail, dostaje wiadomość „Twój karnet” z nazwą karnetu, liczbą wejść, datą ważności, listą usług i linkiem do strony karnetu, na której sprawdzi saldo.

Sprzedaż online na stronie rezerwacji

Na Twojej stronie rezerwacji pojawia się sekcja Karnety, gdy spełnione są trzy warunki:

• masz plan Starter lub wyższy,
• masz podłączoną bramkę płatności (tę samą, przez którą klienci płacą za wizyty),
• co najmniej jeden karnet jest aktywny i ma cenę wyższą niż 0 zł.

Karnety darmowe i dezaktywowane nie są sprzedawane online. Nic nie musisz włączać osobno — sekcja pokazuje się sama.

Jak wygląda zakup po stronie klienta:

1. W sekcji Karnety klient widzi nazwę i opis karnetu, liczbę wejść, ważność, usługi, cenę i cenę za jedno wejście. Klika Kup karnet.
2. Podaje imię i nazwisko, e-mail oraz — jeśli Twoje zasady rezerwacji wymagają telefonu — numer telefonu, i zaznacza zgodę na przetwarzanie danych.
3. Klika Zapłać i płaci przez Twoją bramkę. Pieniądze trafiają na Twoje konto w bramce.
4. Po płatności wraca na stronę swojego karnetu i dostaje e-mail „Twój karnet” z linkiem do niej.

Na stronie karnetu klient widzi status (Aktywny, Oczekuje na płatność, Wykorzystany, Wygasł albo Anulowany), liczbę pozostałych wejść, ważność, usługi i listę wizyt z karnetu. Jeśli przerwał płatność, zobaczy tam Oczekuje na płatność i przycisk Zapłać, żeby ją dokończyć.

Karnet kupiony online pojawia się na karcie klienta z dopiskiem „kupiony … online” i rozliczasz go dokładnie tak samo jak karnet sprzedany w recepcji. Jeśli klienta nie było jeszcze w Twojej bazie, Rezeri dodaje go do kartoteki.

Saldo, ważność i historia

Na karcie klienta każdy karnet pokazuje saldo w formie „pozostało / łącznie” z paskiem postępu, datę ważności oraz datę i formę sprzedaży. Status to Aktywny, Wykorzystany, Wygasł albo Anulowany.

Karnet jest ważny do końca dnia wskazanego jako data ważności (czas polski). Po tej dacie dostaje status Wygasł. System nie wysyła klientowi przypomnienia o zbliżającym się końcu ważności.

Pod karnetem rozwiniesz Historię — listę wszystkich zmian salda: zakup, każdą wizytę rozliczoną z karnetu (z datą, godziną i usługą), każde wejście oddane po anulowaniu i każdą korektę z powodem. Saldo zawsze wynika z tej historii, więc w razie pytań klienta pokażesz mu, skąd się wzięło.

Rezerwacja z karnetu

Wizytę rozliczasz z karnetu już przy umawianiu jej w panelu:

1. W formularzu Nowa rezerwacja wybierz klienta i usługę.
2. Jeśli klient ma ważny karnet z wolnymi wejściami, który obejmuje tę usługę, w formularzu pojawi się pole Rozlicz z karnetu z nazwą karnetu, saldem i datą ważności. Przy jednym takim karnecie pole jest zaznaczone od razu — odznacz je, jeśli klient płaci za tę wizytę inaczej. Przy kilku karnetach wybierasz jeden z listy Karnet albo Nie używaj karnetu.
3. Zapisz rezerwację.

W tym samym formularzu jest pole Jak klient umówił wizytę? — wizyta z karnetu umówiona na odległość podlega prawu odstąpienia w ciągu 14 dni tak samo jak każda inna.

Wejście schodzi z salda od razu przy zapisie, a nie dopiero po wizycie. W szczegółach wizyty zobaczysz „Opłacone karnetem” i ile wejść zostało, a jeśli klient ma w kartotece e-mail, ta sama informacja trafi do maila z potwierdzeniem rezerwacji. Gdy w karnecie skończą się wejścia, system nie pozwoli zapisać rezerwacji z karnetu.

Karnet przypinasz tylko przy tworzeniu wizyty — do istniejącej rezerwacji już go nie dodasz. Wizyty z serii (rezerwacje cykliczne) nie rozliczają się z karnetu; kolejne terminy umawiasz wtedy pojedynczo.

Co dzieje się z wejściem przy zmianach i anulowaniu

• Odbyta wizyta i nieobecność — wejście jest wykorzystane.
• Anulujesz albo odrzucasz wizytę w panelu — wejście zawsze wraca na karnet; okno anulowania pokazuje wtedy „Wejście wróci na karnet”.
• Klient sam odwołuje wizytę — wejście wraca, gdy odwoła ją przed upływem terminu anulowania ze zwrotem, a zasady anulowania tej usługi dają Pełny zwrot przedpłaty. Wraca też zawsze, gdy klient odwoła wizytę umówioną na odległość w ciągu 14 dni od zawarcia umowy, zanim się zaczęła — prawo odstąpienia. W pozostałych przypadkach (zwrot częściowy, brak zwrotu, odwołanie po terminie) wejście przepada — tak jak przepadłaby płatność z góry. Ustawienia opisuje artykuł zasady anulowania.
• Odepnij karnet — w szczegółach wizyty zdejmujesz karnet z rezerwacji, a wejście wraca na saldo. Tak zrobisz, gdy klient jednak zapłaci inaczej.
• Zmiana klienta albo usługi — klienta zmienisz dopiero po odpięciu karnetu, a usługę tylko na inną objętą tym samym karnetem.

Korekta salda

Korekta służy do wyjątków — np. gdy oddajesz wejście za termin odwołany poza systemem albo rozliczasz wizytę, której nie było w kalendarzu:

1. Na kafelku karnetu otwórz menu i wybierz Koryguj saldo.
2. Wybierz Dodaj albo Odejmij.
3. Wpisz Liczbę wejść i Powód — np. datę i usługę.
4. Sprawdź podgląd „Saldo po korekcie” i kliknij Zapisz korektę.

Saldo nie może spaść poniżej zera, a powód musi mieć co najmniej 3 znaki — trafia do historii karnetu.

Anulowanie karnetu

Z menu na kafelku wybierz Anuluj karnet. Karnet dostaje status Anulowany i nie można go już rozliczać. Jeśli klient ma jeszcze zaplanowane wizyty z tego karnetu, system nie pozwoli go anulować — najpierw anuluj te wizyty albo odepnij od nich karnet. Zwrot pieniędzy — jeśli się należy, także za karnet kupiony online — rozliczasz z klientem poza Rezeri, np. w panelu swojej bramki płatności. Rezeri nie zwraca płatności za karnet automatycznie.

Najczęstsze pytania

Czy klient może kupić karnet online?

Tak, na Twojej stronie rezerwacji — jeśli masz plan Starter lub wyższy, podłączoną bramkę płatności i aktywny karnet z ceną. Szczegóły w sekcji „Sprzedaż online na stronie rezerwacji” wyżej. W widgecie osadzonym na Twojej stronie internetowej zakupu jeszcze nie ma.

Czy przy rezerwacji online klient może zapłacić karnetem?

Jeszcze nie. Wizytę z karnetu umawiasz w panelu. Jeśli klient zarezerwował online i chce rozliczyć wizytę karnetem, odejmij wejście korektą salda.

Czy jeden karnet może obejmować kilka usług?

Tak. W definicji karnetu zaznaczasz dowolnie wiele usług; każde wejście to jedno skorzystanie z dowolnej z nich.

Czy mogę przedłużyć ważność sprzedanego karnetu?

Nie. Ważność liczy się od dnia sprzedaży według definicji z tamtej chwili. Możesz natomiast sprzedać klientowi nowy karnet albo dodać wejścia korektą salda.

Czy karnet to bon albo voucher w rozumieniu przepisów?

Rezeri prowadzi saldo i historię wejść. Zasady ważności, zwrotów i przenoszenia karnetu opisz we własnym regulaminie.