Baza klientów: kartoteki, historia i notatki

Sekcja Klienci zbiera w jednym miejscu dane osób, które u Ciebie rezerwują: imię i nazwisko, e-mail, telefon, historię wizyt oraz Twoje notatki. Kartoteki powstają automatycznie, więc nie musisz prowadzić osobnej listy. Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli chcesz przeglądać klientów, sprawdzać ich historię i sprawniej dodawać rezerwacje z panelu.

Jak powstają kartoteki klientów

Kartoteka tworzy się sama przy każdej nowej rezerwacji, niezależnie od tego, czy klient zarezerwował przez Twoją stronę rezerwacji (rezeri.com/twoja-nazwa), czy Ty dodałeś termin z panelu.

System rozpoznaje, czy dany klient już u Ciebie był:

• najpierw po adresie e-mail, jeśli został podany,
• po numerze telefonu, jeśli e-maila nie ma, a telefon jest.

Jeśli klient już istnieje, rezerwacja zostaje powiązana z jego kartoteką, a dane (imię i nazwisko, brakujący e-mail lub telefon) zostają uzupełnione o nowsze wartości. Jeśli to pierwsza wizyta, powstaje nowa kartoteka. Dzięki temu osoba rezerwująca po raz kolejny nie tworzy duplikatu.

Każda lista klientów jest przypisana do Twojego konta. Klient, który rezerwuje u dwóch różnych profesjonalistów, ma osobną kartotekę u każdego z nich.

Przeglądanie i wyszukiwanie klientów

Sekcję Klienci znajdziesz w bocznym menu panelu. Otwiera się lista z danymi: imię i nazwisko, e-mail, telefon, liczba rezerwacji oraz data ostatniej wizyty. Lista jest podzielona na strony, więc działa również przy dużej liczbie kontaktów.

Nad listą jest pole wyszukiwania. Wpisz fragment imienia, nazwiska, adresu e-mail lub numeru telefonu, a wyniki zawężą się w trakcie pisania. Wielkość liter nie ma znaczenia.

Karta klienta: historia i notatki

Kliknij wiersz na liście, aby otworzyć kartę klienta. Znajdziesz tam:

• dane kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail i telefon (e-mail i numer są klikalne, więc szybko napiszesz lub zadzwonisz),
• notatki, w których zapiszesz informacje o kliencie,
• statystyki: liczbę rezerwacji oraz datę ostatniej wizyty,
• ostatnie rezerwacje z odnośnikami do szczegółów każdej z nich.

Dane klienta i notatki edytujesz bezpośrednio z karty. Zmiana danych w kartotece dotyczy przyszłych rezerwacji. Wcześniejsze rezerwacje zachowują dane z chwili, w której zostały złożone, więc Twoja historia pozostaje spójna.

Wybór klienta przy dodawaniu rezerwacji

Gdy dodajesz rezerwację z panelu, nad polami danych klienta jest wyszukiwarka. Wpisz co najmniej dwa znaki imienia, nazwiska, e-maila lub telefonu, a zobaczysz listę pasujących osób.

Po wybraniu klienta pola imienia, e-maila i telefonu wypełnią się jego danymi. Pozostają edytowalne, więc możesz je poprawić dla tej konkretnej rezerwacji. Jeśli to nowa osoba, skorzystaj z opcji nowego klienta i wpisz dane ręcznie. Klienta możesz też dodać samodzielnie z poziomu sekcji Klienci, bez tworzenia rezerwacji.

Zacznij od otwarcia sekcji Klienci w panelu i przejrzenia swoich kartotek, aby zobaczyć historię wizyt i uzupełnić notatki tam, gdzie będą Ci potrzebne.