Rodzaje powiadomień SMS i e-mail w Rezeri

Wokół każdej rezerwacji Rezeri wysyła automatyczne powiadomienia, które trzymają klienta w obrazie sytuacji bez jednego telefonu z Twojej strony. Trzy podstawowe typy działają w obu kanałach — potwierdzenie po rezerwacji, przypomnienie około doby przed wizytą oraz powiadomienie o anulacji — a do tego dochodzą dwa powiadomienia zależne od kanału: zmiana terminu (tylko e-mail) i wolny termin z listy oczekujących (tylko SMS). Każdy kanał włączasz osobno. Ten artykuł wyjaśnia, czym te powiadomienia się różnią i w którym momencie wychodzą. Jeśli szukasz instrukcji, gdzie konkretnie je włączyć, znajdziesz ją w osobnym poradniku o konfiguracji przypomnień SMS i e-mail (panel: Ustawienia → Powiadomienia).

Potwierdzenie rezerwacji

Potwierdzenie idzie tuż po złożeniu rezerwacji — to sygnał „mamy Twój termin”, który ogranicza niepewność i liczbę telefonów z pytaniem, czy wszystko się zapisało.

W praktyce mogą to być dwie wiadomości, zależnie od tego, jak działa Twój grafik. Gdy rezerwacja wymaga akceptacji, klient najpierw dostaje informację, że prośba o termin wpłynęła, a potem — po jej zaakceptowaniu przez Ciebie — drugą wiadomość, że termin jest potwierdzony. Jeśli rezerwacja jest od razu potwierdzona (na przykład dodajesz ją sam z panelu), klient dostaje od razu wersję potwierdzającą.

Każde potwierdzenie zawiera datę, godzinę i nazwę usługi oraz link do strony szczegółów rezerwacji, gdzie klient może podejrzeć wizytę i — po weryfikacji kodem — odwołać ją lub zmienić termin.

Przypomnienie o wizycie

Przypomnienie wychodzi automatycznie około 24 godzin przed rozpoczęciem wizyty. To najskuteczniejszy moment: na tyle wcześnie, żeby klient zdążył zareagować, gdy coś mu wypada, i na tyle blisko, by termin został w pamięci.

Przypomnienie wysyłamy wyłącznie dla rezerwacji potwierdzonych i tylko raz na wizytę. Czas jest stały — 24 godziny — i nie podlega konfiguracji. Jest jeden ważny wyjątek: rezerwacja utworzona później niż dobę przed terminem nie dostanie przypomnienia, bo okno wysyłki już minęło. Klient i tak ma wtedy świeże potwierdzenie z chwili rezerwacji.

Powiadomienie o anulacji

Gdy wizyta zostaje odwołana, klient od razu dostaje jednoznaczne potwierdzenie, że termin jest zwolniony — żeby nie miał wątpliwości i mógł szybko umówić się ponownie.

Powiadomienie wychodzi niezależnie od tego, kto anulował. Treść dopasowuje się do sytuacji: inaczej brzmi, gdy termin odwołał sam klient, a inaczej, gdy zrobiłeś to Ty z panelu. W obu przypadkach wiadomość zawiera datę, godzinę i usługę oraz link do umówienia nowego terminu u Ciebie, bez logowania.

Powiadomienia zależne od kanału

Poza trzema podstawowymi typami są dwa powiadomienia dostępne tylko w jednym kanale.

Zmiana terminu (tylko e-mail). Gdy wizyta zostaje przeniesiona na nowy termin, klient dostaje e-mail z aktualnymi szczegółami spotkania. To osobne zdarzenie z własnym przełącznikiem w sekcji powiadomień e-mail — w kanale SMS taką zmianę obsługuje wiadomość potwierdzająca.

Wolny termin z listy oczekujących (tylko SMS). Gdy zwolni się termin pasujący do zapisu z listy oczekujących, Rezeri wysyła SMS z linkiem do rezerwacji. To powiadomienie jest domyślnie wyłączone, a jego pełne działanie opisujemy w osobnym artykule o liście oczekujących.

E-mail i SMS to dwa niezależne kanały

Trzy podstawowe typy mogą wyjść e-mailem, SMS-em albo oboma kanałami naraz. Decydujesz o tym osobnym przełącznikiem dla każdego zdarzenia w każdym kanale — na przykład możesz zostawić e-mailowe potwierdzenia, a SMS ograniczyć tylko do przypomnień. Każdy kanał ma też nadrzędny przełącznik główny: jego wyłączenie wstrzymuje wszystkie powiadomienia w tym kanale, niezależnie od ustawień pojedynczych zdarzeń.

SMS dochodzi tylko wtedy, gdy klient podał poprawny numer telefonu, a Twój plan ma dostępną pulę wiadomości — na planie darmowym pula SMS wynosi zero. Aktualne limity i ceny znajdziesz w cenniku. E-mail działa na każdym planie. Brak numeru telefonu nigdy nie blokuje samej rezerwacji — po prostu nie wychodzi wtedy SMS.

Najczęstsze pytania

Czym różni się potwierdzenie od przypomnienia?

To dwie różne wiadomości w dwóch różnych momentach. Potwierdzenie idzie tuż po rezerwacji („termin jest zapisany”), a przypomnienie krótko przed wizytą („pamiętaj, masz wizytę jutro”).

Czy mogę zmienić godzinę przypomnienia?

Nie. Przypomnienie wychodzi 24 godziny przed wizytą i ten czas jest stały.

Czy klient zawsze dostanie powiadomienie o anulacji?

Tak, jeśli dany kanał jest włączony, a przy rezerwacji jest poprawny numer (dla SMS) lub adres e-mail. Wiadomość wychodzi raz, niezależnie od tego, kto odwołał.

Chcesz, żeby te powiadomienia wychodziły same przy każdej rezerwacji? Załóż konto i sprawdź, jak Rezeri sprawdza się w Twojej branży.