Dlaczego klient nie dostał SMS-a? Najczęstsze przyczyny

Klient twierdzi, że nie dostał SMS-a z potwierdzeniem albo przypomnieniem? Zanim uznasz to za błąd systemu, warto wiedzieć, że w zdecydowanej większości przypadków przyczyna leży w danych konkretnej rezerwacji albo w ustawieniach powiadomień — nie w samej wysyłce. SMS w Rezeri nigdy nie blokuje zapisu wizyty, więc rezerwacja może wyglądać poprawnie, a wiadomość i tak nie wyjść. Ten artykuł to lista kontrolna, którą przejdziesz w minutę i ustalisz, dlaczego dany SMS nie dotarł.

Klient nie podał numeru telefonu

To najczęstszy powód. SMS wymaga numeru, a w Rezeri pole telefonu bywa opcjonalne — klient mógł zostawić sam adres e-mail. Wtedy rezerwacja przechodzi normalnie, ale wiadomość SMS po prostu nie ma dokąd trafić. Otwórz szczegóły rezerwacji i sprawdź, czy numer w ogóle jest. Jeśli go nie ma, klient dostanie powiadomienia tylko e-mailem.

Numer ma niepoprawny format

System wysyła SMS tylko na numery zapisane w formacie międzynarodowym, czyli z kierunkowym kraju, na przykład +48600100200. Jeśli przy numerze jest literówka, brakuje kierunkowego albo wkradły się przypadkowe znaki, wysyłka zostaje pominięta. Sprawdź numer w kartotece klienta i popraw go na pełny format z +48 na początku.

Rezerwacja nie jest potwierdzona

Przypomnienie 24 godziny przed wizytą wychodzi wyłącznie dla rezerwacji o statusie potwierdzonym. Jeśli rezerwacja wciąż czeka na Twoją akceptację (status oczekujący), przypomnienie nie zostanie wysłane — zaakceptuj ją, a wejdzie do harmonogramu wysyłek. To samo dotyczy potwierdzeń: gdy klient rezerwuje przez stronę rezerwacji, najpierw dostaje wiadomość o przyjęciu prośby, a wiadomość „potwierdzono” idzie dopiero po Twojej akceptacji.

Rezerwacja powstała później niż dobę przed terminem

Przypomnienie wysyłane jest około 24 godzin przed rozpoczęciem wizyty. Jeśli ktoś umówił się na przykład na dziś po południu — a lekarze często przyjmują pacjentów dopisujących się z dnia na dzień — okno wysyłki już minęło w chwili rezerwacji, więc przypomnienie nie pójdzie wstecz. Tej sytuacji nie da się obejść, bo czas przypomnienia jest stały i wynosi 24 godziny. Klient i tak dostanie wtedy wiadomość z potwierdzeniem zaraz po rezerwacji.

Pula SMS w planie jest pusta lub wyczerpana

SMS są dostępne w planach płatnych. W planie darmowym pula SMS wynosi zero, więc żadna wiadomość SMS nie wychodzi, nawet gdy wszystko inne jest ustawione poprawnie. W planach płatnych pula odnawia się na początku każdego miesiąca, a po jej wyczerpaniu wysyłka SMS jest wstrzymywana do końca okresu rozliczeniowego — rezerwacje, e-maile i reszta systemu działają dalej. W panelu, w sekcji Ustawienia → Powiadomienia, widzisz pasek wykorzystania (na przykład 120/150) oraz ostrzeżenie po przekroczeniu 80 procent limitu. Zużycie liczone jest w segmentach, a wiadomości z polskimi znakami zajmują ich więcej, więc limit potrafi skończyć się szybciej, niż wynikałoby z samej liczby SMS-ów. Limity dla poszczególnych planów znajdziesz w cenniku.

Dany typ powiadomienia jest wyłączony

Nad listą zdarzeń SMS jest nadrzędny przełącznik kanału — gdy SMS jest wyłączony globalnie, żadna wiadomość nie wyjdzie, niezależnie od pozostałych ustawień. Niżej każde zdarzenie (potwierdzenie, przypomnienie, anulacja, wolny termin) ma własny przełącznik. Powiadomienie o wolnym terminie jest domyślnie wyłączone, więc jeśli to ono nie dochodzi, najpierw sprawdź, czy je włączono. Ustawienia te edytuje wyłącznie właściciel organizacji.

Szybka lista kontrolna

1. Czy w rezerwacji jest numer telefonu?
2. Czy numer ma format międzynarodowy z +48?
3. Czy rezerwacja jest potwierdzona (dotyczy przypomnienia)?
4. Czy nie powstała później niż 24 godziny przed terminem?
5. Czy pula SMS w planie nie jest zerowa lub wyczerpana?
6. Czy kanał SMS i dany typ zdarzenia są włączone?

Najprostszy test to próbna rezerwacja z własnym numerem — od razu zobaczysz, na którym etapie coś się rozjeżdża. Załóż konto i sprawdź powiadomienia SMS w praktyce, albo zobacz, jak Rezeri sprawdza się w Twojej branży.