Konfiguracja przypomnień SMS i e-mail

Przypomnienia ograniczają liczbę nieobecności i odciążają Cię od ręcznego kontaktu z klientami. Rezeri wysyła je automatycznie e-mailem i SMS-em, a Ty decydujesz, które kanały i typy zdarzeń są aktywne. Ten artykuł pokazuje, jak skonfigurować przypomnienia w panelu. Jest przeznaczony dla właściciela organizacji, ponieważ tylko on może edytować te ustawienia.

Zanim zaczniesz

Ustawienia powiadomień znajdziesz w panelu w sekcji Ustawienia, na podstronie Komunikacja z klientami.

Edytować je może wyłącznie właściciel organizacji. Członkowie zespołu widzą tę samą stronę w trybie tylko do odczytu, z informacją, że zmian może dokonać tylko właściciel.

SMS są dostępne w planach płatnych (Starter, Team i Business) — różnią się one miesięcznym limitem SMS. W planie Free limit SMS wynosi zero, więc wiadomości SMS nie są wysyłane, nawet jeśli kanał jest włączony.

Krok 1 — Włącz kanały

Na górze sekcji powiadomień dla klientów znajdują się dwa globalne przełączniki: Email oraz SMS.

Przełącznik działa nadrzędnie. Gdy wyłączysz Email, żadne powiadomienie e-mail nie zostanie wysłane, niezależnie od ustawień poszczególnych zdarzeń. Tak samo działa wyłączenie SMS. Po wyłączeniu kanału jego lista zdarzeń zostaje wyszarzona.

Krok 2 — Wybierz typy zdarzeń

Dla każdego kanału zaznaczasz, które zdarzenia mają generować wiadomość do klienta.

E-mail obejmuje cztery zdarzenia, domyślnie wszystkie włączone:

• Potwierdzenie rezerwacji
• Przypomnienie 24 godziny przed wizytą
• Powiadomienie o anulacji
• Powiadomienie o zmianie terminu

SMS obejmuje:

• Potwierdzenie rezerwacji
• Przypomnienie 24 godziny przed wizytą
• Powiadomienie o anulacji
• Powiadomienie o wolnym terminie (domyślnie wyłączone)

Przypomnienie 24 godziny przed wizytą to ustawienie, które najczęściej chcesz pozostawić aktywne. Czas przypomnienia jest stały i wynosi 24 godziny przed rozpoczęciem wizyty.

Krok 3 — Ustaw własne powiadomienia

W sekcji Moje powiadomienia decydujesz, o czym chcesz być informowany e-mailem: o nowej rezerwacji, anulacji oraz zmianie terminu. Domyślnie wszystkie trzy są włączone.

Krok 4 — Zapisz i pilnuj limitu SMS

Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz zmiany. Od tego momentu system stosuje nowe ustawienia przy kolejnych wysyłkach.

Nad sekcją SMS widzisz pasek wykorzystania z nazwą planu oraz liczbą wykorzystanych SMS względem limitu, na przykład 75/150. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu SMS nie są wysyłane do końca okresu rozliczeniowego. Gdy zużycie przekroczy 80 procent, a następnie osiągnie 100 procent, pasek wyświetla ostrzeżenie.

Zużycie liczone jest w segmentach, nie w pojedynczych wiadomościach. Wiadomości z polskimi znakami diakrytycznymi lub dłuższe treści mogą zajmować więcej niż jeden segment, dlatego rzeczywiste zużycie bywa wyższe niż liczba wysłanych SMS.

Najczęstsze pytania

Kiedy klient nie dostanie SMS-a z przypomnieniem?

Gdy rezerwacja nie ma statusu zaakceptowanego, brakuje przy niej poprawnego numeru telefonu, albo została utworzona później niż 24 godziny przed terminem. W tym ostatnim przypadku okno wysyłki już minęło.

Czy mogę zmienić godzinę przypomnienia?

Nie. Przypomnienie jest wysyłane 24 godziny przed wizytą i ten czas nie podlega konfiguracji.

Kiedy zmiany zaczynają obowiązywać?

Bezpośrednio po zapisaniu. Wiadomości w trakcie wysyłki nie są przerywane.

Po skonfigurowaniu kanałów warto wykonać próbną rezerwację z własnym numerem telefonu i adresem e-mail, aby sprawdzić treść potwierdzenia i przypomnienia w praktyce.