Zgoda RODO przy rezerwacji: jak działa

Zanim klient wyśle rezerwację przez Twój widget Rezeri, musi zaznaczyć zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Ten artykuł wyjaśnia, jak ta zgoda działa w praktyce, czego dotyczy, a czego nie obejmuje, oraz jak rozkładają się role między Tobą a Rezeri.

Jak działa checkbox zgody w formularzu

Zgoda pojawia się po wyborze usługi i terminu, w sekcji z danymi kontaktowymi. Pod polami na imię i nazwisko, e-mail, telefon i notatkę znajduje się wymagane pole wyboru ze zgodą na przetwarzanie danych w celu realizacji rezerwacji i kontaktu w sprawie wizyty.

Checkbox jest domyślnie niezaznaczony i jest wymagany. Klient, który go pominie, dostaje komunikat walidacji i formularz się nie wysyła. Ta sama reguła obowiązuje po stronie serwera: publiczny endpoint rezerwacji odrzuca żądanie, w którym zgoda nie jest ustawiona na „tak”. W praktyce oznacza to, że rezerwacja bez zaznaczonej zgody w ogóle nie powstaje — także wtedy, gdyby ktoś ominął formularz i uderzył w API bezpośrednio.

Kto jest administratorem, a kto procesorem

W relacji RODO role są rozdzielone. Administratorem danych Twoich klientów lub pacjentów jesteś Ty (lub Twoja organizacja) — to Ty decydujesz, po co i w jaki sposób te dane są przetwarzane. Rezeri występuje jako podmiot przetwarzający (procesor): przetwarza dane w Twoim imieniu i zgodnie z Twoimi poleceniami, na potrzeby działania kalendarza, rezerwacji i powiadomień. Zasady tego powierzenia reguluje umowa powierzenia przetwarzania (DPA), której treść opublikowana jest pod adresem rezeri.com/dpa.

Czy zgoda jest zapisywana razem z rezerwacją

Tu warto być precyzyjnym. Zgoda działa jako warunek wysłania formularza — bez niej rezerwacja nie zostanie utworzona. Rezeri zapisuje dane, które klient poda w formularzu (imię i nazwisko, adres e-mail, telefon oraz notatkę), bo są one potrzebne do obsługi wizyty. Sam fakt zaznaczenia zgody nie jest natomiast utrwalany przy rezerwacji jako osobne pole z datą i treścią oświadczenia. Jeśli potrzebujesz prowadzić rejestr zgód na potrzeby rozliczalności, zaplanuj to po swojej stronie.

Treść przy checkboxie opisuje cel przetwarzania (realizacja rezerwacji i kontakt), ale nie zawiera odnośnika do Twojej polityki prywatności. Opublikowanie polityki i poinformowanie o niej klientów należy do Ciebie jako administratora.

Czego ta zgoda nie obejmuje

Formularz Rezeri zbiera dane kontaktowe i opcjonalną notatkę. Nie ma w nim dedykowanych pól na dane wrażliwe, na przykład informacje o stanie zdrowia — z takimi danymi pracują psychoterapeuci, u których pojawiają się niemal przy każdej wizycie. Zgoda przy rezerwacji dotyczy zwykłych danych osobowych potrzebnych do umówienia i obsługi wizyty — nie traktuj jej jako zgody na przetwarzanie szczególnych kategorii danych (np. zdrowotnych). Jeśli w swojej praktyce przetwarzasz takie dane, podstawę prawną i ich obsługę zapewniasz poza tym checkboxem.

Pamiętaj też, że notatka to pole tekstowe. Jeśli klient wpisze w nim dane wrażliwe, odpowiadasz za nie jak administrator — warto zadbać, by formularz służył wyłącznie do umawiania wizyt.

Uwaga: zgoda na SMS to osobna sprawa

Jeśli masz włączoną listę oczekujących, w formularzu może pojawić się dodatkowe, opcjonalne pole zgody na SMS o zwolnionym wcześniejszym terminie. To odrębna zgoda z mechanizmem rezygnacji jednym kliknięciem i nie ma związku z obowiązkową zgodą RODO opisaną wyżej.

Co należy do Ciebie jako administratora

• Opublikuj politykę prywatności i poinformuj o niej klientów.
• Ustal i udokumentuj podstawę prawną przetwarzania danych.
• Obsługuj żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie).
• Przeczytaj umowę powierzenia i zestaw ją z Polityką prywatności oraz Regulaminem Rezeri.

Ten artykuł opisuje działanie funkcji i nie jest poradą prawną — dobór podstaw przetwarzania skonsultuj z radcą prawnym lub inspektorem ochrony danych. Chcesz zobaczyć formularz rezerwacji w działaniu? Załóż konto Rezeri i sprawdź, jak wygląda widget dla Twojej branży.