Umowa powierzenia (DPA): kto jest administratorem, a kto procesorem

Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) to dokument, który porządkuje jedną z najważniejszych kwestii RODO: kto za co odpowiada, gdy Ty prowadzisz rezerwacje, a Rezeri dostarcza narzędzie. Ten artykuł tłumaczy podział ról między administratorem a podmiotem przetwarzającym i wskazuje, gdzie znajdziesz odpowiednie dokumenty. Jest przeznaczony dla profesjonalistów i organizacji, które odpowiadają za dane swoich klientów lub pacjentów.

Administrator i procesor — kto jest kim

W relacji RODO role są jasno rozdzielone. Administratorem danych Twoich klientów lub pacjentów jesteś Ty (lub Twoja organizacja) — to Ty decydujesz, po co i w jaki sposób te dane są przetwarzane. Rezeri występuje jako podmiot przetwarzający (procesor): przetwarza powierzone dane wyłącznie w Twoim imieniu i na Twoje udokumentowane polecenie, na potrzeby działania kalendarza, rezerwacji, płatności i powiadomień.

Ten podział dotyczy danych osób, które rezerwują u Ciebie wizyty — wprowadzonych przez Ciebie do aplikacji lub zebranych przez Twoją stronę rezerwacji albo widżet. Operatorem Rezeri jest Bartosz Milczarek prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Bitmil Solutions - Bartosz Milczarek” (kontakt w sprawach danych: support@rezeri.com).

Za co odpowiadasz Ty (administrator)

Jako administrator decydujesz o celach i sposobach przetwarzania, dlatego po Twojej stronie pozostają obowiązki wobec osób, których dane dotyczą:

• ustalenie podstawy prawnej przetwarzania (a w branżach okołozdrowotnych — także dla danych dotyczących zdrowia, np. ujawnianych przez sam fakt rezerwacji lub treść notatek),
• spełnienie obowiązku informacyjnego wobec klientów i obsługa ich żądań (dostęp, sprostowanie, usunięcie, przeniesienie danych),
• ograniczanie zakresu danych wprowadzanych do pól opisowych zgodnie z zasadą minimalizacji,
• zgłoszenie naruszenia do Prezesa UODO oraz, gdy trzeba, do osób, których dane dotyczą.

Jeśli klient zgłosi się z żądaniem dotyczącym swoich danych rezerwacyjnych, to Ty jesteś jego punktem kontaktu — Rezeri jako procesor przekazuje takie żądanie Tobie lub pomaga je zrealizować.

Za co odpowiada Rezeri (procesor)

Po stronie Rezeri leży techniczne i organizacyjne zabezpieczenie powierzonych danych oraz wsparcie Cię w obowiązkach RODO. Zgodnie z umową powierzenia Rezeri między innymi:

• przetwarza dane wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie i zachowuje poufność,
• stosuje zabezpieczenia takie jak szyfrowanie transmisji (TLS), hasła w postaci skrótu, kontrolę dostępu opartą na rolach oraz kopie zapasowe,
• pomaga Ci w obsłudze żądań osób oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO,
• zgłasza Ci naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia,
• po zakończeniu współpracy, zależnie od Twojej decyzji, usuwa lub zwraca powierzone dane.

Podwykonawcy i płatności

Rezeri korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających (np. dostawców SMS, e-mail, hostingu) na podstawie Twojej ogólnej zgody. Aktualną listę publikuje pod adresem rezeri.com/podwykonawcy, a o planowanych zmianach informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, dając Ci czas na sprzeciw. Pamiętaj, że operator płatności za rezerwacje — bramka, którą podłączyłeś do swojego konta — działa jako odrębny administrator danych transakcyjnych, a nie jako podwykonawca Rezeri.

Gdzie znajdziesz DPA i dokumenty RODO

Umowa powierzenia jest zawierana w postaci elektronicznej z chwilą akceptacji Regulaminu (art. 28 ust. 9 RODO) — nie wymaga odrębnego podpisu. Jej pełną treść znajdziesz pod adresem rezeri.com/dpa; link prowadzi tam także ze stopki serwisu.

Zestaw ją z Polityką prywatności i Regulaminem opublikowanymi na stronie Rezeri — razem dają pełny obraz tego, jak przetwarzane są powierzone dane.

Kiedy skonsultować się ze specjalistą

Ten artykuł opisuje funkcje Rezeri i nie stanowi porady prawnej. Ocena, czy Twoja dokumentacja RODO jest kompletna, zależy od specyfiki Twojej działalności — w razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym lub inspektorem ochrony danych (IOD).

Chcesz zacząć z uporządkowaną dokumentacją od pierwszego dnia? Przeczytaj umowę powierzenia przed rejestracją, załóż konto w Rezeri albo sprawdź, jak Rezeri sprawdza się w Twojej branży.