Powiadomienia o wolnym terminie z listy oczekujących

Gdy w Twoim kalendarzu zwalnia się termin, Rezeri nie czeka na Twoją reakcję — samo powiadamia osoby z listy oczekujących SMS-em. Ten artykuł pokazuje, co dokładnie się uruchamia, w jakiej kolejności i jakim kanałem, zarówno od strony Twojej, jak i klienta. Jeśli dopiero włączasz tę funkcję, zacznij od artykułu o konfiguracji listy oczekujących — tutaj zakładamy, że masz ją już aktywną.

Co uruchamia powiadomienie

Automatyczny broadcast startuje w dwóch sytuacjach: gdy rezerwacja zostaje anulowana (przez klienta albo przez Ciebie z panelu) oraz gdy inny klient przenosi swoją wizytę na wcześniejszy slot i jego stary termin wraca do puli. W obu przypadkach Rezeri traktuje zwolniony slot jako okazję do natychmiastowego wypełnienia i sięga do listy oczekujących bez żadnej akcji z Twojej strony.

To inny mechanizm niż akcja Zaproponuj termin w panelu. „Zaproponuj termin” wysyłasz ręcznie do wybranej osoby z dłuższym, 24-godzinnym oknem. Broadcast po anulacji dzieje się sam i ma krótkie okno 30 minut, bo liczy się tempo.

Jak Rezeri dobiera kandydatów

System przegląda aktywne wpisy na liście oczekujących i wybiera te, które naprawdę pasują do zwolnionego slotu. Wpis musi dotyczyć tej samej usługi, mieścić się w zakresie dat, który podał klient przy zapisie, dotyczyć tego profesjonalisty (albo „dowolnego”, jeśli klient nie wskazał konkretnej osoby) oraz mieć zgodę na powiadomienia SMS.

Kolejność jest sprawiedliwa: obowiązuje zasada FIFO, czyli kto wcześniej zapisał się na listę, ten pierwszy dostaje SMS. W pierwszej fali Rezeri powiadamia do pięciu pasujących osób naraz. Wysyłka idzie do wszystkich równolegle — nie czekamy, aż jedna osoba odpowie, zanim odezwiemy się do kolejnej.

Kanał i treść wiadomości

Powiadomienie wychodzi wyłącznie SMS-em, bo to kanał o najwyższym współczynniku odczytu i klient zwykle reaguje w kilka minut. Treść jest krótka i konkretna, na przykład: „Wolny termin u Kancelaria ABC: 20.12 14:00. Rezerwuj: [link]. Wazne 30 min.”. Link prowadzi do strony, na której klient potwierdza rezerwację jednym kliknięciem.

Zasada „kto pierwszy, ten rezerwuje”

Ponieważ ten sam slot trafia do kilku osób, obowiązuje reguła „kto pierwszy potwierdzi, ten rezerwuje”. Pierwsza osoba, która kliknie link i zatwierdzi, dostaje termin. Pozostali, którzy klikną chwilę później, zobaczą komunikat, że termin został już zarezerwowany. Rezeri pilnuje tego na poziomie bazy danych, więc dwie osoby nie zajmą tego samego slotu, nawet jeśli klikną w tej samej sekundzie.

Link jest ważny 30 minut. Jeśli nikt z pierwszej fali nie skorzysta, wpisy wracają do statusu aktywnego i czekają na kolejny wolny termin.

O czym jeszcze warto wiedzieć

• Cisza nocna. Jeśli termin zwolni się między 21:00 a 8:00, Rezeri nie budzi klientów w nocy — wysyłkę odkłada do najbliższej 8:00 rano.
• Bez spamu. Ten sam numer w obrębie Twojej organizacji nie dostanie dwóch powiadomień o wolnym terminie w ciągu 24 godzin. Dzięki temu klient nie czuje się zasypywany.
• Wymagana zgoda. Powiadomienie dostaną tylko osoby, które przy zapisie zaznaczyły zgodę na kontakt SMS.
• Plan. Automatyczne wypełnianie wolnych slotów dostępne jest od wyższych planów — szczegóły znajdziesz w cenniku.

Co widzisz w panelu

W sekcji Lista oczekujących śledzisz cały proces na żywo. Gdy Rezeri wyśle SMS, status wpisu zmienia się na Powiadomiony. Jeśli klient potwierdzi przez link, status przechodzi na Zarezerwowany, a wizyta pojawia się w Twoim kalendarzu. Nie musisz nic robić — luka w grafiku wypełnia się automatycznie.

Chcesz, żeby Twój kalendarz sam się domykał po każdej anulacji? Załóż konto Rezeri i zobacz, jak to działa w Twojej branży.