Przypomnienia SMS o wizycie: 5 szablonów i kiedy je wysyłać

Przypomnienia SMS o wizycie to najprostszy sposób, żeby klient nie zapomniał o terminie — i jedyny, który działa bez otwierania maila. Poniżej pięć gotowych szablonów: trzy przypomnienia, potwierdzenie rezerwacji i przypomnienie o płatności. Każdy mieści się w jednym segmencie SMS, każdy ma tylko te pola, które da się wypełnić automatycznie, i każdy kończy się linkiem, przez który klient sam przełoży albo odwoła termin. Trzy pierwsze znajdziesz też z przyciskiem „Kopiuj” na stronie funkcji przypomnienia SMS. Piszemy, jak wysyła je Rezeri — ale szablony zadziałają w każdym narzędziu, a nawet wysyłane ręcznie z telefonu.

Zanim skopiujesz: trzy zasady dobrego przypomnienia SMS

• Jeden segment. SMS bez polskich znaków mieści 160 znaków; z „ą”, „ę” czy „ł” limit spada do 70, a dłuższa wiadomość idzie jako dwa segmenty — i tak też jest liczona w limicie planu. Szablony niżej są celowo bez ogonków.
• Fakty zamiast uprzejmości. Klient chce wiedzieć co, gdzie i kiedy: usługa, firma, data, godzina. Imię w nagłówku nic nie wnosi, a zabiera znaki — dlatego Rezeri go nie wstawia. Więcej o tym, dlaczego personalizacja to dane wizyty, a nie „Cześć, Aniu!”, w tekście o zasadach dobrych przypomnień SMS i e-mail.
• Link do zmiany terminu. Klient, który nie może przyjść, powinien mieć jedno kliknięcie do przełożenia albo odwołania. Odwołany z wyprzedzeniem termin da się jeszcze oddać komuś z listy oczekujących; zwykły no-show — nie.

Pola w nawiasach kwadratowych to placeholdery. Rezeri wypełnia je sam: [usluga] nazwą usługi z cennika, [firma] nazwą Twojej firmy (albo Twoim imieniem i nazwiskiem, gdy firmy nie podałeś), [DD.MM] i [HH:MM] datą i godziną w czasie polskim, [link] adresem strony rezerwacji dla klienta.

Szablon 1. Przypomnienie 24 godziny przed wizytą

Przypomnienie: [usluga] u [firma] - [DD.MM] godz. [HH:MM]. Zarzadzaj: [link]

To dokładnie ta wiadomość, którą Rezeri wysyła automatycznie do każdej potwierdzonej rezerwacji z numerem telefonu. Na przykład: „Przypomnienie: Konsultacja u Kancelaria Nowak - 14.10 godz. 10:00. Zarzadzaj: rezeri.com/b/…”. Dwadzieścia cztery godziny to nie przypadek — wystarczająco wcześnie, żeby klient zdążył przełożyć termin, a Ty zdążył go komuś oddać, i wystarczająco późno, żeby nie zapomniał ponownie.

Szablon 2. Wersja krótka, gdy nazwy są długie

Przypomnienie: [usluga] - [DD.MM] godz. [HH:MM]. Zarzadzaj: [link]

„Konsultacja dietetyczna z analizą składu ciała u Centrum Zdrowego Odżywiania Anny Kowalskiej” nie zmieści się w 160 znakach razem z linkiem. Rezeri rozwiązuje to sam, po kolei: najpierw skraca nazwę firmy i usługi, potem pomija nazwę firmy, a link do zmiany terminu gubi dopiero w ostateczności. Jeśli wysyłasz ręcznie, zrób to samo — link jest ważniejszy od nazwy firmy, bo Twój numer klient i tak ma w telefonie.

Szablon 3. W dniu wizyty — do wysłania ręcznie

Dzis [HH:MM]: [usluga] u [firma]. Jesli nie mozesz przyjsc, przeloz termin: [link]

Rezeri wysyła jedno przypomnienie, dobę przed terminem; drugiego, w dniu wizyty, nie wysyła — dla większości firm jedno wystarcza, a każdy kolejny SMS to koszt i ryzyko, że klient zacznie je ignorować. Jeśli w Twojej branży poranne przypomnienie ma sens (długie wizyty, kosztowne przygotowanie stanowiska), wyślij je sam z telefonu. Te same pola, ten sam link — klient trafia na tę samą stronę rezerwacji.

Szablon 4. Potwierdzenie rezerwacji

Rezeri: Potwierdzono rezerwacje [DD.MM] [HH:MM] ([usluga]). Szczegoly: [link]

Potwierdzenie wychodzi w chwili, gdy rezerwacja jest pewna — od razu przy zapisie, jeśli potwierdzasz automatycznie, albo po Twoim kliknięciu, jeśli akceptujesz każdą ręcznie. Słowo „rezerwacje” zmienia się z branżą: w gabinecie lekarskim klient dostaje „Potwierdzono wizyte”, w kancelarii „Potwierdzono spotkanie”, u psychoterapeuty „Potwierdzono sesje”, u trenera „Potwierdzono trening” — o tym, skąd system wie, jak mówić, piszemy w tekście jeden system, cztery branże.

Do potwierdzeń — i tylko do nich, nie do przypomnień — możesz dopisać własną wiadomość do 120 znaków: dojazd, parking, zasady odwołania. Dopisek doklejamy na końcu, a jeśli razem z nim SMS przekroczyłby dwa segmenty, pomijamy go zamiast ucinać treść. Jak to ustawić, opisuje strona funkcji własne treści powiadomień.

Szablon 5. Przypomnienie o płatności

Rezeri: Rezerwacja [DD.MM] [HH:MM] ([usluga]) czeka na oplate. Zaplac: [link]

Dotyczy usług z przedpłatą. Klient, który zarezerwował, ale nie dokończył płatności — zamknął okno bramki, telefon zadzwonił — dostaje jedno ponaglenie z linkiem do zapłaty. Rezeri wysyła je, gdy rezerwacja jest nieopłacona od około godziny albo gdy do jej automatycznego wygaśnięcia zostały mniej niż dwie godziny, zależnie od tego, co nastąpi pierwsze. Nieopłacona do końca rezerwacja zwalnia termin sama. Szczegóły na stronie funkcji przypomnienie o płatności; jak w ogóle włączyć przedpłaty — w artykule o płatności online przy rezerwacji.

Kiedy wysyłać: jak to działa w Rezeri

• Przypomnienie: 24 godziny przed terminem. System sprawdza kalendarz co 15 minut i wysyła przypomnienie do rezerwacji, które zaczynają się za dobę. Tylko do potwierdzonych, tylko z numerem telefonu w formacie międzynarodowym i tylko raz na rezerwację.
• Potwierdzenie: od razu. Przy zapisie albo przy Twojej akceptacji, zależnie od tego, czy rezerwacje akceptujesz automatycznie.
• Przypomnienie o płatności: raz, przed wygaśnięciem. Jak wyżej — po godzinie bez wpłaty albo na dwie godziny przed automatycznym anulowaniem.
• Każdy typ wyłączasz osobno. Ustawienia powiadomień mają oddzielne przełączniki dla potwierdzeń, przypomnień, anulacji i zmian terminu, dla SMS-ów i e-maili niezależnie. Ustawia je właściciel konta.

Ile to kosztuje i co warto wiedzieć o limitach

SMS-y są częścią abonamentu, nie dopłatą: plan Starter ma 150 SMS-ów miesięcznie, Team 500, Business 1500. Plan Free nie wysyła SMS-ów — przypomnienia idą wtedy e-mailem. Limit liczy się w segmentach, więc wiadomość, która przez polskie znaki albo długi dopisek zajęła dwa segmenty, zużywa dwa z puli. Gdy pula się skończy, SMS-y wstrzymują się do początku kolejnego miesiąca rozliczeniowego — nie ma dokupowania pakietów ani opłat za przekroczenie. Panel pokazuje bieżące zużycie, więc widzisz to, zanim się stanie. Pełne porównanie planów: cennik.

Jedno zastrzeżenie na koniec: SMS to sieć operatora, nie nasz serwer. Przypomnienie wychodzi z Rezeri o czasie, ale doręczenie zależy od operatora i telefonu po drugiej stronie — dlatego obok SMS-a warto zostawić włączone przypomnienie e-mailem, które kosztuje zero segmentów.