Smart slot-filling — jak działa automatyczne wypełnianie
Odwołana wizyta nie musi oznaczać pustego okna. Zobacz, jak smart slot-filling sam proponuje zwolniony termin osobom z listy oczekujących i obsadza go przez SMS.
Klient odwołuje wizytę na dzień przed terminem. W kalendarzu zostaje puste okno, a Ty masz dwie opcje: zostawić je puste albo zacząć obdzwaniać osoby, które prosiły, żeby dać znać, „jak coś się zwolni". Pierwsza kosztuje przychód, druga — czas i nerwy. Smart slot-filling robi to za Ciebie: obsadza zwolniony termin właściwą osobą, zanim okno przepadnie — bez jednego telefonu z Twojej strony.
Co to jest smart slot-filling
Smart slot-filling spina listę oczekujących z automatycznymi powiadomieniami. Gdy w grafiku pojawia się wolny termin — bo ktoś odwołał wizytę albo slot po prostu nie był zajęty — system sprawdza, kto czeka na taką usługę, i wysyła tym osobom propozycję SMS-em. Nie musisz nic robić ręcznie.
Kluczowa zasada: pierwsze potwierdzenie wygrywa. Termin trafia do osoby, która pierwsza kliknie „rezerwuję", a pozostali dostają informację, że okno jest już zajęte. Dzięki temu nie obsadzisz jednego slotu dwa razy i nie musisz rozstrzygać, komu go oddać.
Jak dobierani są klienci
Na listę oczekujących trafiają osoby, które chciały się zapisać, ale w pasującym im terminie nie było wolnego miejsca. Gdy zwalnia się termin na daną usługę, Rezeri wysyła propozycję SMS-em do osób z listy oczekujących na tę usługę. Kto pierwszy potwierdzi, ten dostaje slot.
Powiadomienie wychodzi SMS-em, z linkiem do potwierdzenia. Klient nie instaluje aplikacji ani nie zakłada konta — klika, potwierdza, termin jest jego.
Jak to wygląda w praktyce
Wyobraź sobie czwartek. Anna odwołuje wizytę o 11:30. W tej samej chwili:
- Rezeri wykrywa zwolniony slot i sprawdza listę oczekujących na tę usługę.
- Wysyła SMS do osób z listy oczekujących na tę usługę: „Zwolnił się termin w czwartek 11:30. Chcesz go zająć? Potwierdź: …".
- Karol potwierdza jako pierwszy — slot 11:30 jest jego.
- Pozostali dostają informację, że termin został zajęty, i czekają na kolejną okazję.
Cały proces idzie w tle, bez Twojego udziału.
Czym to różni się od zwykłej listy oczekujących
Sama lista oczekujących to rejestr osób zainteresowanych terminem w przyszłości. Bez automatyzacji i tak musisz go przeglądać i obdzwaniać. Smart slot-filling sprawia, że ta lista pracuje sama: system pilnuje zwolnień i kontaktuje się z klientami za Ciebie. Ty zyskujesz pełniejszy grafik bez dodatkowej pracy.
Kiedy opłaca się najbardziej
- Salon albo barber z dużą rotacją — krótkie, powtarzalne wizyty klienci odwołują często, a każdy obsadzony slot to przychód tego samego dnia.
- Gabinet z popularnymi terminami — fizjoterapeuci prowadzą zabiegi seriami, więc jedno odwołanie łatwo gubi termin z całej serii; gdy popołudnia są zawsze zajęte, smart slot-filling wyłapuje każde zwolnienie.
- Trener albo specjalista solo — nie masz recepcji, która obdzwoni listę; system robi to za Ciebie.
Jak włączyć to w Rezeri
Smart slot-filling i lista oczekujących są dostępne od planu Starter, a sama lista działa na poziomie całej organizacji — nie ustawiasz jej osobno dla każdej usługi. Znajdziesz ją w Ustawieniach, w sekcji Polityki rezerwacji, i zwykle jest już domyślnie włączona. Reszta dzieje się sama: gdy w wybranym terminie nie ma wolnych miejsc, klient zapisuje się na listę z widgetu, a przy każdym odwołaniu propozycja idzie do osób z kolejki SMS-em.
Podsumowanie
Puste okno w grafiku nie musi oznaczać straconego przychodu. Smart slot-filling pilnuje zwolnień, kontaktuje się z właściwymi klientami i obsadza termin, zanim zdąży się zmarnować — a Ty nie wykonujesz ani jednego telefonu.
