Pakiet 10 zabiegów w jednym zapisie — jak działa seria wizyt

Klient kupuje pakiet dziesięciu zabiegów. Wychodzi z jedną datą w kalendarzu i zdaniem „resztę dogramy następnym razem". Za dwa tygodnie okazuje się, że jego godzina jest już zajęta, więc przesuwacie na inny dzień. Po miesiącu rytm, który miał być stały, przestaje istnieć — a razem z nim część efektu, za który zapłacił.

To nie jest problem dyscypliny klienta ani pamięci recepcji. To problem narzędzia: większość kalendarzy potrafi zapisać jeden termin, a cykl trzyma się wyłącznie w głowach. Poniżej pokazujemy, jak umówić całą serię jednym zapisem i co dzięki temu przestaje się rozjeżdżać.

Co ginie, gdy termin dogrywa się „następnym razem"

Umawianie po jednym terminie wygląda niegroźnie, dopóki nie policzy się, co się przy tym gubi.

Ginie ciągłość. Cykl ma sens, kiedy odstępy są równe — co tydzień, co dwa tygodnie. Dogrywanie terminu przy wyjściu oznacza, że o odstępie decyduje to, co akurat zostało wolne, a nie plan pracy z klientem.

Ginie przewidywalność grafiku. Dziesięć terminów, które istnieją tylko jako obietnica, nie zajmuje miejsca w kalendarzu. Nie wiadomo, ile godzin jest naprawdę zajętych w przyszłym miesiącu, bo połowa z nich jeszcze się nie wydarzyła jako zapis.

Ginie sam klient. Każde „umówimy się później" to kolejna okazja, żeby odpuścić. Nie z braku chęci — po prostu nikt nie przypomniał, a w kalendarzu nic nie stało.

Seria wizyt: jeden zapis zamiast dziesięciu

W Rezeri cykl jest jednym bytem. W formularzu ręcznej rezerwacji, po wybraniu usługi, osoby i pierwszego terminu, włączasz przełącznik Powtarzaj wizytę — i zamiast jednej rezerwacji zakładasz całą serię. Pełny przegląd funkcji opisujemy na stronie rezerwacje cykliczne.

Wybierasz rytm: co tydzień, co dwa tygodnie albo co miesiąc. Pod polem widzisz podpowiedź w rodzaju „w każdy wtorek o 16:00", więc nie musisz zgadywać, jak system rozumie Twój wybór.

Wybierasz koniec serii — na dwa sposoby, bo dwa różne zawody liczą inaczej. Albo liczbą wizyt (od 2 do 26), kiedy pakiet ma z góry znaną długość. Albo datą, kiedy cykl kończy się w konkretnym dniu i nikt z góry nie liczy spotkań.

Zanim cokolwiek zostanie zapisane, formularz pokazuje listę wszystkich terminów i przy każdym mówi, czy wejdzie, czy zostanie pominięty. Seria nigdy nie nadpisuje konfliktu — jeśli termin koliduje z inną rezerwacją, blokadą, wypada poza grafik albo poza horyzont rezerwacji, zostanie po prostu pominięty, a Ty zobaczysz powód. Przycisk zapisu mówi to wprost: „Utwórz serię (7 z 8)". Wiesz, ile wizyt naprawdę wejdzie do grafiku, zanim klikniesz.

Co dostaje klient

Nie dziesięć osobnych potwierdzeń. Jeden e-mail z listą wszystkich terminów, przy każdym własnym linkiem do odwołania i z plikiem kalendarza, który dodaje całą serię do jego telefonu jednym kliknięciem. Do tego jeden SMS, jeśli je wysyłasz: „Rezeri: umówiono 8 wizyt (usługa), pierwsza 05.10 16:00. Przed każdą dostaniesz przypomnienie."

I to ostatnie zdanie jest tu najważniejsze. Jeden e-mail na początku nie zastępuje przypomnień — każda wizyta z serii dostaje własne, dokładnie tak jak pojedynczy zapis. Klient nie musi pamiętać o terminie sprzed trzech miesięcy, bo dzień wcześniej dostanie o nim wiadomość.

Poza wspólnym e-mailem każdy termin z serii zachowuje się jak zwykła rezerwacja: ma swój wpis w kalendarzu zespołu, swój link do spotkania online i swój link, pod którym klient sam zarządza wizytą.

Trzy sposoby, na jakie się tego używa

Pakiet dziesięciu zabiegów, co dwa tygodnie. Fizjoterapeuci sprzedają pakiet, nie pojedynczy zabieg — i to pakiet zakłada określony odstęp między wizytami. Rytm „co 2 tygodnie" i koniec serii ustawiony na 10 wizyt zapisują cały plan w kilkanaście sekund. Jeśli któryś z terminów koliduje z czymś, co już stoi w grafiku, podgląd powie o tym od razu, a nie w tygodniu, w którym miał się odbyć.

Stała godzina przez kwartał. Psychoterapeuci pracują w rytmie, który jest częścią metody: ta sama godzina, ten sam dzień, tydzień po tygodniu. Seria z rytmem tygodniowym i liczbą sesji ustala ten rytm raz. Ta sama zasada, którą trzeba było powtarzać co spotkanie, staje się po prostu tym, co widać w kalendarzu.

Do końca semestru. Korepetytorzy nie liczą lekcji, tylko patrzą na datę — zajęcia trwają do konkretnego dnia. Dlatego koniec serii można ustawić datą: pierwszy termin, rytm tygodniowy, data końcowa włącznie. System sam policzy, ile lekcji się w tym mieści.

Kiedy plan się zmienia

Cykl rzadko kończy się dokładnie tam, gdzie go zaplanowano. Terapia bywa skuteczna szybciej, uczeń zdaje egzamin w lutym, klient wyjeżdża.

Dlatego przy odwoływaniu wizyty należącej do serii wybierasz zakres: tylko ta wizyta, ta i wszystkie kolejne, albo cała seria. Przy każdym widzisz, ilu terminów dotyczy i których — przycisk mówi wprost „Anuluj 5 wizyt". Odbyte i minione wizyty zostają nietknięte, a klient dostaje jeden zbiorczy e-mail z listą odwołanych terminów, nie pięć osobnych wiadomości.

Przesunięcie działa inaczej i warto o tym wiedzieć z góry: dotyczy zawsze jednej wizyty. Nie ma „przesuń tę i kolejne" — jeśli chcesz zmienić godzinę całego cyklu, odwołujesz serię i zakładasz nową.

Czego seria nie robi

Wolimy powiedzieć to wprost, zanim ktoś zbuduje na tym proces.

Serię zakłada zespół, nie klient. Na stronie rezerwacji i w widgecie klient umawia pojedynczy termin. Cykl powstaje z panelu — u kogoś, kto wie, jak ten cykl ma wyglądać.

Seria wymaga konkretnej osoby. Przy wyborze „Dowolna osoba" przełącznik jest wyszarzony. To celowe: sens cyklu polega na tym, że klient za każdym razem trafia do tej samej osoby, a system sprawdza grafik i konflikty właśnie jej.

Rytmy są trzy. Co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc. Nie ma „co trzy tygodnie" ani wybranych dni tygodnia.

Seria mieści od 2 do 26 wizyt, a limit rezerwacji Twojego planu liczy się w miesiącu, w którym serię zakładasz — nie w miesiącach, na które się rozkłada. Seria na 26 wizyt zużywa 26 rezerwacji z bieżącego limitu.

Wszystkie kroki, ekrany i przypadki brzegowe opisujemy w bazie wiedzy: seria wizyt — rezerwacje cykliczne z panelu.

Zacznij od jednego pakietu

Nie trzeba przenosić całego grafiku naraz. Wystarczy następny klient, który kupuje pakiet albo umawia się „na stałe" — zapisz jego cykl serią i zobacz, jak wygląda miesiąc, w którym wszystkie te terminy naprawdę stoją w kalendarzu.

Rezeri wypróbujesz przez 14 dni bez podawania karty. Seria wizyt działa w każdym planie.